Office Manager
Описание
ВАЖНО: Вакансия предполагает обязательное нахождение в Маниле или готовность к долгосрочной релокации на Филиппины. Просим Вас внимательно оценить этот фактор перед откликом. Мы — международное агентство, и сейчас мы активно расширяем свое присутствие на Филиппинах. Ищем проактивного Office Manager, который возьмет на себя полное жизнеобеспечение наших локаций, создаст комфортную атмосферу для команд и поможет в адаптации релоцированных сотрудников. В каждом офисе вам будут помогать ресепшионисты, но ключевые процессы, логистика и контроль будут на вас. Чем предстоит заниматься: Жизнеобеспечение и развитие офисов: Закупки: Организация и проведение закупок (канцелярия, вода, расходники, напитки, снеки, обеды для сотрудников). Материальная ответственность: Составление запросов на закупки, проведение регулярной инвентаризации, аккуратное предоставление и сбор первичной отчетности по расходам (чеки, инвойсы). Контроль условий: Мониторинг состояния офисного оборудования, регулярный сбор фидбека от сотрудников для улучшения бытовых условий. Взаимодействие: Администрирование процессов с клинингом и инженерами зданий, оформление письменных разрешений (gate pass, work permit). Текущая поддержка и логистика: Подрядчики: Поиск и координация подрядчиков (мелкий ремонт, сборка мебели, уборка), контроль качества работ. Правила: Контроль соблюдения сотрудниками внутренних офисных правил. Поставки: Прием, проверка и организация разгрузки крупных и мелких поставок (техника, мебель, стройматериалы) — актуально для нового офиса на стадии ремонта. Логистика: Организация логистики между складом и офисами с учетом правил бизнес-центров. Поддержка релокантов: Адаптация: Помощь сотрудникам при переезде: организация трансфера, заселение, встреча в первый рабочий день. Документы: Содействие legal-команде в вопросах легализации документов сотрудников. Помощь: Помощь релоцированным коллегам в нестандартных бытовых ситуациях на месте. Что мы ждем от кандидата: Релокация: Готовность к долгосрочной релокации на Филиппины (или фактическое нахождение в Маниле) — обязательное требование. Опыт: Опыт работы на должностях, связанных с АХО (административно-хозяйственное обеспечение) и Office Management от 2–3 лет будет преимуществом. Язык: Свободный английский язык (устный и письменный) — вам предстоит много общаться с сотрудниками-иностранцами и вести внешние контакты (подрядчики, курьеры, кейтеринг, администрация и т.д.). Навыки: Опыт координации подрядчиков, понимание процессов закупок, инвентаризации и логистики. Мобильность: Готовность к перемещениям между офисами в рамках Метро Манила. Личные качества: Высокий уровень эмпатии, развитые коммуникативные навыки, умение решать нестандартные задачи, стрессоустойчивость и готовность оперативно реагировать на запросы. Условия работы: Заработная плата: $1200 на руки. Компенсация жилья: до 45 000 PHP (около $763) в месяц. Релокация: Помощь в переезде. Транспорт: Покрытие расходов на поездки по рабочим вопросам между офисами (по чекам). График: 5/2, 8-часовой рабочий день. График гибкий и зависит от задач. В сопроводительном письме, пожалуйста, укажите: 1. Ваш текущий уровень английского языка. 2. Находитесь ли вы уже в Маниле или рассматриваете релокацию.