Административный ассистент / офис-менеджер (документооборот)
Описание
MED Group более 10 лет успешно занимается комплексным оснащением медицинских учреждений высококлассным медицинским оборудованием известных брендов (Arthrex, Mindrey, Getinge, BTL, HILBRO и др). Более 500 успешно реализованных проектов по всему миру. 5 представительств в разных странах, более 100 профессионалов в команде по миру. Мы ищем не просто офис-менеджера, а административного ассистента / офис-менеджера с экспертизой в делопроизводстве. Коллегу, который не только позаботится о комфортной атмосфере в офисе, но и обеспечит системную работу с документами, и при этом будет радовать нас своей улыбкой! Ключевые задачи: Администрирование жизнедеятельности офиса: Полный цикл управления офисной инфраструктурой, включая взаимодействие с арендодателем и подрядчиками. Документооборот и делопроизводство: Контроль и учет входящей/исходящей корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами. Частичное сопровождение юридического и кадрового делопроизводства в части документооборота: подготовка, проверка, печать, сканирование, подписание, учет, хранение, архивирование, утилизация документов. Оптимизация процессов документооборота: Участие в проекте по совершенствованию системы документооборота. В зоне ответственности: Проведение аудита текущих процедур работы с документами и выявление узких мест; Документирование ключевых процессов (пошаговое описание, схемы, чек-листы); Разработка и актуализация внутренних регламентов и инструкций, включая критерии и маршруты подписания документов (разграничение полномочий между директорами, финансовым директором и административным ассистентом); Определение и закрепление зон ответственности между подразделениями (ЮО, кадры, ОКД/логистика, финансовый блок); Участие во внедрении единых шаблонов документов и автоматизации документооборота в 1С; Контроль соблюдения утверждённых регламентов, выявление отклонений и инициирование корректировок. Управление доступами и ресурсами: Администрирование СКУД (прием-выдача, учет постоянных и временных пропусков), выдача топливных карт, управление оргтехникой (прием-выдача, учет, контроль состояния). Организация мероприятий и закупок: Обеспечение промо-материалами (сувениры, визитки, бренд-атрибутика), участие в организации корпоративных событий, выполнение поручений руководства. Внутренние коммуникации: ведение корпоративного портала, поздравления сотрудников с днями рождения и праздниками, велком-туры для новичков и т.п. Выполнение поручений руководства, поддержание стандартов гостеприимства в офисе :) Мы ожидаем от будущей коллеги: Опыт в делопроизводстве, документообороте, архиве; понимание жизненного цикла документа и специфики физического и электронного документооборота; Навык описания процессов, работы с регламентами, инструкциями, чек-листами и шаблонами; Понимание или опыт работы с 1С:Документооборот, ЭДО, маршрутами согласования/подписания, автозаполнением реквизитов — или готовность быстро это освоить; Организаторские навыки, ответственность; Коммуникабельность, эмпатия, отзывчивость; Проактивность, инициативность, самостоятельность; Внимательность к деталям, аккуратность; Знание делового этикета и основ документооборота; Владение ПК, MS Office, оргтехникой, нейросетями; Желание работать и с людьми, и с документами; Умение соблюдать границы полномочий: понимать, какие документы можно подписывать или маршрутизировать, когда нужно эскалировать вопрос, и не подменять юридическую или руководящую функцию; Системность, усидчивость, ориентация на порядок и процессы; комфорт в работе с рутиной, регламентами и большим объемом документов при сохранении дружелюбия и сервисного подхода. Мы предлагаем: Работу в стабильной компании международного уровня; Оформление по ТК РФ, официальная заработная плата; Нормированный график работы 5/2 с 09:00 до 18:00; Лояльное, демократичное, современное руководство; Корпоративная программа лояльности – система скидок BestBenefits (более 3000 партнеров с уникальными скидками для сотрудников); Открытую корпоративная культура, ориентированную на развитие и заботу о членах команды; Реальная перспективы карьерного и профессионального роста, возможность обучения за счет компании; Уютный современный офис, с кухней, аквариумами и массажным креслом :) Вакансия открыта в связи с профессиональным ростом офис-менеджера и ее переводом в другой отдел внутри компании. Если откликается описание, откликайся на нашу вакансию :)