Ведущий специалист по аккредитации ПТО/ Заместитель руководителя отдела аккредитации
Описание
Компания ищет внимательного, дисциплинированного и самостоятельного специалиста в отдел аккредитации ПТО. Роль предполагает не только работу с документами, но и участие в координации процессов отдела. Нам нужен не просто исполнитель, а сотрудник, который может быть правой рукой руководителя, не боится ответственности и умеет достигать результатов. Обязанности: Подготовка документов для обеспечения процесса аккредитации ПТО: договоры аренды, субаренды, подряда движимого и недвижимого имущества; товарные накладные, инвентаризационные карточки, договоры аренды оборудования и другие подтверждающие документы; трудовые договоры, договоры ГПХ, должностные инструкции и сопутствующие кадровые документы. Контроль электронного и бумажного документооборота отдела аккредитации. Организация обмена оригиналами документов с регионами через Почту России и курьерские службы и контроль наличия, сохранности и актуальности оригиналов бумажных документов в офисе. Контроль заполнения электронных реестров: поверки, оборудование, сайты и другие внутренние таблицы. Контроль наличия печатей организаций и порядка их использования. Работа с государственными и открытыми информационными системами: ЕГРН, ЕГРЮЛ, Контур.Фокус, Руспрофайл, Аршин. Взаимодействие с сотрудниками группы компаний по вопросам сбора, проверки и согласования документов. Контроль сроков выполнения задач по аккредитации и своевременное информирование руководителя о рисках, задержках и проблемных участках. Распределение отдельных задач между сотрудниками отдела по поручению руководителя. Проверка качества подготовленных документов перед передачей руководителю или внешним сторонам. Поддержание порядка в реестрах, папках, шаблонах и архиве отдела. Участие в настройке и улучшении внутренних процессов документооборота. Замещение руководителя отдела на период отпуска, командировки или временного отсутствия: контроль текущих задач, коммуникация с регионами и смежными подразделениями, приоритизация срочных вопросов. Работа с конфиденциальной информацией и документами, требующими внимательности, аккуратности и соблюдения внутренних процедур. Требования: Высшее образование, желательно юридическое. Опыт работы с документооборотом, договорами, кадровыми или регистрационными документами. Уверенное владение офисными программами: Word, Excel, электронная почта, облачные папки, таблицы. Умение быстро искать и проверять информацию в интернете и открытых источниках. Понимание основ документооборота, договорной работы и деловой переписки. Высокая внимательность к деталям. Хорошая память и способность держать в фокусе несколько параллельных задач. Самостоятельность, организованность, умение доводить задачи до результата. Способность контролировать не только свои задачи, но и общий ход процессов в отделе. Умение расставлять приоритеты, задавать уточняющие вопросы и быстро включаться в новые темы. Исполнительность, дисциплинированность, ответственность. Спокойное отношение к большому объему однотипных документов. Готовность брать на себя больше ответственности и развиваться до управленческой роли. Будет преимуществом: Опыт работы помощником руководителя, ведущим специалистом, координатором отдела или заместителем руководителя. Опыт в юридическом отделе, отделе аккредитации, лицензирования, сертификации, кадровом делопроизводстве или договорной работе. Опыт взаимодействия с филиалами, регионами или несколькими юридическими лицами внутри группы компаний. Навык ведения реестров, контроля сроков и проверки комплектности документов. Условия: Работа в офисе в Новосибирске. График: 5/2, с 10:00 до 19:00. Суббота и воскресенье - выходные. Формат работы: только офис, удаленный и гибридный формат не рассматриваются. Заработная плата: от 75 000 рублей. Условия оформления обсуждаются на собеседовании. Возможность роста до полноценной роли заместителя руководителя отдела при успешном погружении в процессы. Кому подойдет эта работа: Тем, кто любит порядок в документах, умеет внимательно работать с деталями, не теряется в большом количестве параллельных задач и готов постепенно брать на себя управленческую ответственность. В этой роли важны аккуратность, надежность, дисциплина, зрелость и способность держать под контролем не только отдельные документы, но и весь процесс.