Координатор офиса
Описание
Привет! Мы - ASPACE — сервисные офисы для среднего и крупного бизнеса. Мы создаем и развиваем концепцию современного рабочего пространства. Простота решений, функциональность и work-life balance - идеи, которые воплощаются нами в жизнь. И мы в поиске координатора нашего офиса. Что тебе предстоит: Обеспечивать бесперебойную работу офиса: встречать курьеров и гостей, поддерживать порядок и уют, оперативно решать административные вопросы. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию: получать, оформлять, рассылать и хранить документы, организовывать почтовые отправления и доставки от имени компании. Вести документацию и отчётность: разрабатывать, создавать и вести операционные и отчётные таблицы/формы в Microsoft Office или иных системах для учёта и анализа данных. Работать с подрядчиками полного цикла: искать, заключать договоры, формировать технические задания, проверять и корректировать работу, курировать подрядчиков, контролировать сроки, качество и стоимость на всех этапах. Заказывать канцелярские, хозяйственные товары и другие ТМЦ: формировать заявки, контролировать остатки, своевременно пополнять запасы и получать закрывающие документы. Вести бухгалтерскую отчётность по административным расходам: собирать закрывающие документы, вести таблицы, контролировать их поступление и отправлять на подпись в системе ЭДО. Управлять складским помещением: вести операционную деятельность, проводить инвентаризации, актуализировать учётную систему и таблицы учёта, организовывать перевозку мебели между объектами и на склад. Организовывать и координировать встречи, переговоры и командировки: расписание, бронирования, логистику и необходимые материалы. Помогать HR в организации корпоративных мероприятий и подготовке офиса к праздникам: продумывать концепцию, подбирать украшения, согласовывать с руководством и реализовывать задуманное. Организовывать спортивные мероприятия для сотрудников арендаторов на площадках Москвы: подбирать площадки и тренеров, заключать договоры, контролировать оплату счетов. Помогать коллегам в административных вопросах и поддерживать комфортную рабочую среду в офисе. Что мы ожидаем: опыт работы на аналогичной позиции от 1 года; уверенное владение ПК, в частности Excel; высокий уровень самоорганизации и многозадачности, внимательность к деталям; готовность решать разнообразные практические задачи; проактивность и умение вести переговоры. Что мы предлагаем: график работы: 5/2 с 9:00 до 18:00 (либо с 8:00 до 17:00); оформление по ТК РФ; стабильные выплаты заработной платы (2 раза в месяц); скидки и бонусы от партнеров; ДМС; развитую корпоративную культуру; комфортное рабочее место в удобной локации (м. Шаболовская, Конный переулок, д.12); интересные задачи в развивающейся компании. Ждем именно тебя!