Координатор проектов / документооборот (BTL-агентство)
Описание
Рекламное агентство ищет Координатора проектов, который будет контролировать прохождение проектов по всем административным, договорным и финансовым этапам — от момента подписания договора до подписания закрывающих документов и получения оплаты от клиента. Нам нужен человек, который любит порядок, умеет держать в голове большое количество параллельных задач, не боится напоминать коллегам о дедлайнах и способен самостоятельно доводить вопросы до результата. Задачи:1. Контролировать прохождение проектовТы будешь отслеживать каждый проект по ключевым этапам:договор → запуск проекта → выполнение → закрывающие документы → оплата.В задачи будет входить:• вести и актуализировать реестр проектов;• контролировать сроки подписания договоров и дополнительных соглашений;• отслеживать получение документов от клиента и предоставление документов клиенту;• контролировать сроки подписания закрывающих документов;• отслеживать оплату счетов и задолженность клиентов;• регулярно связываться с менеджерами, ведущими проекты, если какой-либо этап просрочен;• выяснять причину задержки и фиксировать договоренности и новые сроки;• эскалировать проблемные ситуации финансовому и коммерческому директору;• следить, чтобы ни один проект не «зависал» на этапе документов или оплаты. Важно: здесь не нужно просто вести табличку. Нужно самостоятельно добиваться движения процесса — напоминать, выяснять причины, возвращаться к ответственным и контролировать результат. 2. Договоры и документы• готовить проекты договоров, дополнительных соглашений и других документов по утвержденным шаблонам;• собирать необходимую информацию у менеджеров и клиентов;• передавать документы юристу на проверку;• вносить правки после юридической проверки;• готовить документы, которые запрашивают клиенты;• контролировать подписание документов с обеих сторон;• поддерживать порядок в договорной и проектной документации• вести реестр договоров с клиентами;3. Закрытие проектовПосле завершения проекта необходимо будет контролировать его корректное закрытие:• собрать необходимые отчетные материалы;• подготовить отчетные презентации для клиента;• собрать документы и подтверждения выполнения работ;• организовать подготовку закрывающих документов;• проконтролировать их подписание;• передать информацию в финансовый блок для контроля оплаты;• довести проект до полного закрытия — документы подписаны, деньги получены. 4. ТендерыТакже в зоне ответственности будет административная и организационная часть тендеров:• подготовка пакета документов для участия в тендерах;• изучение требований и условий тендерной документации;• структурирование требований и дедлайнов;• объяснение условий тендера менеджерам;• постановка задач креативной команде на необходимые материалы;• контроль подготовки документов и материалов к установленному сроку;• сбор и проверка комплекта документов перед подачей.Сметы и финансовые расчеты готовить не нужно. Что мы ждем от кандидата:• опыт работы в рекламном агентстве, event-, digital-, production-компании или другом проектном бизнесе будет большим плюсом;• опыт работы с договорами и первичной документацией;• хорошее понимание документооборота в B2B;• уверенное владение Excel / Google Таблицами;• умение работать с большим количеством параллельных задач;• внимательность к деталям и срокам;• грамотная письменная и устная речь;• умение корректно, но настойчиво коммуницировать с коллегами;• самостоятельность и ответственность;• способность быстро разобраться в новом проекте и понять, на каком этапе он находится;• системность: ты не ждешь, пока проблема станет критичной, а замечаешь ее заранее. Будет преимуществом:• опыт в рекламном или event-агентстве;• опыт работы с тендерами;• опыт работы с ЭДО;• умение работать в CRM и таск-трекерах. Условия:• График 5/2, рабочий день с 11:00 до 19:00;• Комфортабельный офис на территории Хлебозавода рядом с метро;• Выезд всей командой на New Star Festivals, возможность посещать реализуемые командой проекты/фестивали;• Полугодовые премии по результатам работы;• Молодая команда единомышленников, которые любят спорт, музыку и активную жизнь;• Простор для профессионального роста и реализации своих идей.