Личный ассистент руководителя/Личный помощник
Описание
Приглашаем личного помощника руководителя.Это ключевая роль для обеспечения порядка в расписании, бизнес-процессах и личных/семейных задачах руководителя. Мы ищем человека, который умеет спокойно работать в условиях высокой интенсивности, быстро менять приоритеты, сохранять корректность при резкой обратной связи и брать на себя ответственность за результат. Руководитель прямой, требовательный, часто меняет фокус задач — поэтому важны эмоциональная устойчивость, дисциплина и умение не принимать критику на свой счет. Основные задачи Бизнес-поддержка руководителя (30%): ведение календаря: встречи, звонки, командировки, напоминания, переносы, контроль приоритетов; подготовка писем, документов, презентаций, справок, мини-аналитики по запросу; контроль исполнения поручений сотрудниками, подрядчиками, партнерами; координация рабочих процессов: документы, счета, договоры, статусы, сроки; подготовка к совещаниям: материалы, повестки, контакты, ссылки, протоколы; взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними исполнителями; поддержание порядка в файлах, контактах, задачах и договоренностях; обеспечение конфиденциальности информации. Личные и семейные задачи (70%): бронирование билетов, отелей, трансферов, ресторанов; организация личных поездок, встреч, событий; помощь с бытовыми и организационными вопросами руководителя и членов семьи по согласованному перечню; заказ подарков, цветов, поздравлений, памятных дат; координация служб: доставка, клининг, администрация бизнес-центра, охрана, IT, ремонтные и хозяйственные вопросы; ведение списков, напоминаний, небольших бюджетов по личным расходам, если это предусмотрено ролью; оперативное решение нестандартных ситуаций. Коммуникация и доступность: быть на связи в рабочее время и в согласованные окна вне рабочего времени при срочных задачах; быстро реагировать на изменения приоритетов; вести деловую переписку корректно, грамотно и без эмоциональности; сохранять спокойствие при напряженном графике и резкой обратной связи. Требования к кандидату опыт работы личным помощником, ассистентом руководителя, офис-менеджером высокого уровня, помощником в family office, администратором VIP-сервиса или смежных ролях — от 2–3 лет; грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета; уверенный пользователь ПК: MS Office / Google Workspace, мессенджеры, электронная почта, онлайн-бронирования, календари, задачи; опыт работы с большим объемом разнородных задач: бизнес + личные поручения + семья; высокая стрессоустойчивость: умение спокойно воспринимать критику, не оправдываться агрессивно, не хамить в ответ, переводить негатив в конкретные действия; дисциплинированность, пунктуальность, внимание к деталям; умение соблюдать конфиденциальность; готовность к ненормированному рабочему дню и оперативной связи по срочным вопросам; понимание, что руководитель может быть требовательным, прямым и быстро менять решения; зрелость, спокойный характер, отсутствие привычки обижаться, спорить «на эмоциях» или перекладывать ответственность. Будет преимуществом: опыт работы с первым лицом компании, собственником бизнеса, топ-менеджментом; опыт ведения семейных/бытовых вопросов руководителя; знание Москвы, логистики, ресторанов, сервисов, административных процедур; опыт бронирования билетов, виз, страховок, отелей, трансферов; опыт работы в условиях высокой секретности. Условия работы оформление по ТК РФ; испытательный срок — 3 месяца; работа в офисе, Москва-Сити, график 5/2, затем возможен гибридный формат работы. ненормированный рабочий день в соответствии с трудовым договором; готовность к оперативной связи в нерабочее время по срочным задачам — в согласованном режиме, с учетом правил компании и компенсации/отдыха согласно внутренним нормам; прямое подчинение руководителю; возможность получить сильный опыт в роли личного помощника собственника / топ-менеджера. Важное примечание для соискателей Мы не ищем человека, который должен «угождать во всем». Мы ищем профессионального помощника, который умеет решать задачи, сохранять спокойствие, корректно общаться и брать ответственность за результат.Руководитель требует быстрого и качественного исполнения, может давать резкую обратную связь. Поэтому нам важен человек эмоционально устойчивый, без привычки обижаться, спорить на повышенных тонах или переносить рабочие сложности в личный конфликт.