Офис-менеджер

Описание

Обязанности: планировать рабочий день генерального директора (распределение встреч, телефонных звонков и иных задач); обеспечивать организационно‑техническую поддержку деятельности генерального директора: заказывать транспорт и билеты, организовывать встречи и переговоры; координировать хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, питьевой воды и прочего); участвовать в переговорах, деловых встречах и официальных приёмах; вести протоколы, фиксировать договорённости и оформлять документы, отражающие ход и результаты мероприятий; по поручению генерального директора согласовывать вопросы с сотрудниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководства, контролировать их исполнение; собирать, анализировать и систематизировать информацию, необходимую руководству; подготавливать аналитические, информационные, справочные и иные материалы; вести делопроизводство компании, осуществлять учёт и регистрацию документов в соответствии с действующими стандартами; организовывать приём посетителей; готовить проекты писем, запросов и иных документов; обеспечивать подготовку заседаний и совещаний (формирование повестки, сбор материалов, оповещение участников, организация пространства и технических средств). Требования к кандидату: среднее профессиональное или высшее образование; опыт работы на аналогичной должности — не менее 1 года; знание программы «1С:Документооборот». Необходимые знания: формы предоставления управленческой информации; современные инструменты сбора, обработки и систематизации информации; правила организации и проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий; порядок контроля исполнения поручений руководства; стандарты и нормы делопроизводства; нормы делового общения и этикета. Условия работы: пятидневная рабочая неделя (выходные — суббота и воскресенье); комфортабельный офис в Октябрьском районе г. Иркутска; официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.