Помощник бухгалтера / Офис-менеджер

Описание

Обязанности: Формирование и выставление счетов клиентам на оплату товара (в 1С и/или вручную). Контроль правильности реквизитов, сумм и условий оплаты в счетах. Отправка счетов клиентам по электронной почте Ведение реестра выставленных счетов и контроль их оплаты. Взаимодействие с менеджерами по продажам по вопросам выставления счетов. Организовывать и координировать работу Московского офиса, обеспечивая бесперебойный ритм всех процессов. Это отличная возможность отработать навыки приоритизации и управления нагрузкой: вы научитесь выделять главное в потоке запросов и выстраивать процессы так, чтобы ничего не терялось — а такой системный подход высоко ценится в любой управленческой роли. Выполнять поручения руководителя, в том числе нестандартные и срочные. Здесь вы прокачаете гибкость и стрессоустойчивость: научитесь быстро ориентироваться в условиях неопределённости, задавать правильные уточняющие вопросы и добиваться результата даже там, где исходные данные неполные. Взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками и исполнителями — от первых переговоров до закрытия актов. Вы будете уверенно вести коммуникацию на разных уровнях, отрабатывая навыки деловой дипломатии и управления ожиданиями: это тот самый опыт, который делает ассистента не просто исполнителем, а полноценным партнёром в бизнес‑процессах. Вести документооборот (договоры, счета, акты) и архивировать документы. Работа с документами — это про точность и контроль: вы закрепите навык держать под рукой всю необходимую информацию и предоставлять её в нужный момент в готовом к принятию решений виде. Обеспечивать офис расходными материалами и оборудованием, заранее прогнозируя потребности. Здесь пригодится ваша внимательность и проактивность: умение предвидеть нехватку ресурсов и вовремя их восполнить — редкое и очень востребованное качество. Организовывать встречи, мероприятия и совещания — от бронирования переговорных до фиксации договорённостей. Вы увидите, как устроены управленческие процессы изнутри: как готовятся материалы, как фиксируются решения и как обеспечивается их исполнение. Для амбициозного ассистента это лучший способ понять логику принятия решений на уровне руководства. Требования: Если вы уверенно владеете MS Office (Word, Excel, Outlook), умеете работать с большими объёмами информации и не теряетесь в деталях — вы быстро войдёте в процессы. Грамотная устная и письменная речь здесь — не формальность, а рабочий инструмент: от того, насколько точно вы сформулируете запрос или письмо, зависит скорость принятия решений. А такие качества, как исполнительность, ответственность, внимательность и доброжелательность, помогут вам выстроить доверительные отношения и с руководителем, и с внешними партнёрами