Офис-менеджер
Описание
О компании Скайлекс — Российская технологическая компания. Разрабатываем системы лазерного сканирования, цифровых двойников и 3D-диагностики конвейерного оборудования. Наши решения помогают горнодобывающим и перерабатывающим предприятиям повысить эффективность, снизить издержки и сделать их производство умнее. Ищем организованного и энергичного специалиста, который полностью возьмёт на себя административное сопровождение компании, чтобы руководители и инженеры могли заниматься своей основной работой. Обязанности: Офис и хозяйственное обеспечение Заказ канцтоваров, воды и расходных материалов, контроль запасов без отдельных поручений. Организация ремонта и обслуживания офисной техники. Взаимодействие с арендодателем, клинингом, интернет-провайдером и подрядчиками. Подготовка рабочих мест новых сотрудников, учёт, выдача и возврат техники и имущества. Закупки Поиск поставщиков, запрос КП и счетов, сравнение условий. Подготовка вариантов на согласование, оформление заказов. Контроль оплаты, отгрузки и сроков поставки, организация возвратов и обменов. Доставка и логистика Курьерские отправления, работа с транспортными компаниями. Отслеживание грузов, срочные доставки, решение вопросов при задержках и повреждениях. Координация перевозок оборудования на объекты и с объектов. Работа в транспортном ЭДО: оформление и контроль ЭТРН. Командировки Бронирование билетов, гостиниц и трансферов в рамках согласованного бюджета. Сбор закрывающих документов, ведение реестра командировок. Документооборот Оформление приказов на уполномоченных лиц, ведение реестра (журнала). Подготовка доверенностей, сопроводительных писем и типовых запросов по шаблонам. Оформление заявок (на выполнение работ, допуск сотрудников на объекты и т. д.). Оформление различных актов по образцам и шаблонам. Оформление текстовых документов (пояснительные записки, паспорта, инструкции) по шаблону: шрифты, отступы, стили, нумерация, колонтитулы. Содержание готовят специалисты. Сканирование, печать, заверение документации с составлением реестров. Контроль подписания договоров, ведение реестра и сроков действия. Сбор комплектов документов для банков, тендерных площадок и контрагентов. Архивация актов, приказов, договоров и реестров, контроль актуальности корпоративных документов. Корпоративные сервисы Учёт корпоративных SIM-карт, подписок и сервисов. Контроль сроков продления, взаимодействие с операторами и техподдержкой. Требования: Опыт от 1 года офис-менеджером, административным ассистентом, помощником руководителя или делопроизводителем. Опыт в промышленности не обязателен. Word на продвинутом уровне: стили, разделы, многоуровневые списки, оглавления, колонтитулы, шаблоны. Уверенный Excel: ведение реестров и журналов. Внимательность к деталям: ошибка в дате, ФИО или реквизитах может сорвать поставку или выезд. Умение вести много задач параллельно и ничего не терять. Ответственность за результат: задача закрыта, когда решена, а не когда отправлена заявка. Уверенная коммуникация: не боитесь звонить, уточнять, договариваться и добиваться ответа. Спокойное отношение к срочным изменениям. Будет плюсом: Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016. Опыт оформления пропусков и допусков на промышленные предприятия. Опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС и т. п.) и транспортными компаниями. Условия: Официальное оформление по ТК РФ. График 5/2, с 8:00 до 17:00. Офис в БЦ «Редуктор», Предпортовая ул., 5. Работа в растущей технологической компании и возможность развиться до executive assistant руководителей. В отклике коротко опишите, какие административные задачи и документы вы вели самостоятельно.