Секретарь руководителя

Описание

1. Секретарь должен знать: - положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; - структуру и руководящий состав учреждения и его подразделений; - пользование ПК; - правила орфографии и пунктуации; - порядок расположения материала при печатании различных документов; - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; - правила эксплуатации оргтехники, факса, телефонов; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - основы организации труда; - основы законодательства о труде; - правила внутреннего трудового распорядка.

Обязанности

Обязаности секретаря : - работает в системе "Дело"; - выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения или его подразделений; - получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников; - организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание; - осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведёт и оформляет протоколы; - обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя; - передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.); - печатает по указанию руководителя различные материалы; - ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа; - следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль; - принимает документы на подпись руководителю; и т.д.