Офис-менеджер

Описание

Обязанности:

1. Делопроизводство:
   • Ведение документооборота (регистрация, учет, архивация входящей/исходящей корреспонденции).
   • Распределение входящей корреспонденции между сотрудниками компании.
   • Отправка исходящей корреспонденции, контроль ее получения адресатом, получение входящих регистрационных номеров у адресатов, контроль получения ответа (при необходимости).
   • Организация хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.
2. Офисные закупки:
   • Планирование и закупка канцелярских товаров, хозяйственных расходников.
   • Контроль за расходованием бюджета, согласование затрат с руководством.
   • Работа с поставщиками: поиск, переговоры, заключение договоров, контроль сроков доставки.
   • Ведение учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
3. Контроль исполнения поручений:
   • Организация и мониторинг выполнения задач, поставленных руководством сотрудникам.
   • Напоминание о сроках, подготовка отчетов о выполнении поручений.
   • Поддержка в организации совещаний (составление повестки, протоколирование).
4. Общие задачи:
   • Обеспечение бесперебойной работы офиса (взаимодействие с клининговыми службами, курьерами, почтовыми сервисами, арендодателем, ремонтниками).
   • Встреча гостей, ответы на телефонные звонки, оформление пропусков.

Требования:

1. Стаж работы по специальности: от 1 года в должности офис-менеджена, администратора или аналогичной позиции
2. Образование: высшее / среднее специальное, желательно в области управления, документоведения или в смежных сферах.
3. Специальные знания и наличие документов о прохождении обучения: нет
4. Прочие требования:

• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), 1С (базовый уровень), системы электронного документооборота.
• Знание основ документооборота и архивного дела.
• Умение вести переговоры с поставщиками и контролировать бюджет

Условия:

- График работы: 5/2

- Статус трудоустройства (основное место работы, совместительство): на период декретного отпуска основного сотрудника (с возможностью последующего трудоустройства на постоянной основе).

- Испытательный срок: 2 месяца