Офис-менеджер
Описание
Компания «Инфосистемы Джет» – крупнейший системный интегратор в России и странах СНГ. Мы работаем 35 лет, в компании более 2000 человек.Наши основные направления деятельности: информационная безопасность, бизнес-решения и программные разработки, ИТ- и телекоммуникационная инфраструктура, аутсорсинг и техническая поддержка и др. Обязанности: Делопроизводство (сбор подписей сотрудников, сканирование документов, получение корреспонденции, заказ курьеров для отправки корреспонденции). Жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярских и хозяйственных товаров, питьевой воды, расходных материалов, организация обслуживания офисной техники, руководство клинингом). Организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка). Взаимодействие с Дирекцией по развитию филиалов, администраторами сервисного центра (СЦ) и центра информационной безопасности (ЦИБ), и финансовым отделом головной компании (организационные вопросы, отчетность, и др.). Контроль за состоянием СОВМЕСТНОГО офиса (электричество, интернет, вода, работоспособность сантехники, бытовой техники и др.) Оперативный вызов соответствующих служб арендодателя, сервисных центров и ТО систем жизнеобеспечения). Организационная работа по соцпрограмме (помощь в организации медицинского страхования, наборы новичков, печатная продукция, подарки). Встреча и прием гостей в офисе, помощь в подготовке к праздничным и маркетинговым мероприятиям, тимбилдингам. Выполнение поручений руководства филиала, администраторов СЦ и ЦИБ. Помощь в организации пожарной безопасности сотруднику службу безопасности (Поддержание порядка с информационными табличками и планами эвакуации, работоспособное состояние систем информирования и оповещения). Прием и адаптация новых сотрудников, знакомство с жизнью филиала, погружение в правила и регламенты которые действуют на территории офиса и бизнес-центра. Сопровождение работ, производимых на территории филиала третьими лицами в целях обеспечения контроля сохранности чувствительных данных и имущества. Контроль качества клининга в филиале. Инвентаризация и ведение учета склада, контроль за состоянием помещения склада, обеспечение порядка и соблюдение условий хранения оборудования. Контроль состояния мест общего пользования: переговорные, коридоры и т.п.. Отправка корреспонденции через почтовые отделения «Почты России»: документы по воинскому учету. Выдача пропусков, ведение учета выдачи и изъятия пропусков в журнале, добавление новых сотрудников в систему СКУД, термопечать на новых пропусках. Заказ курьеров для отправки оборудования ДИТ в Москву. Решение проблем с Бизнес центром (бытовые проблемы: свет, вода, протечки, кондиционирование, вентиляция, отопление). Требования: Высшее образование. Владение офисными программами MS Оffice (Word, Excel), эл.почта на уровне уверенного пользователя. Опыт работы секретарем\офис-менеджером от 2ух лет. Личные качества: умение планировать свое рабочее время, умение контролировать поставленные задачи, ориентироваться на результат. Условия: Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом: оклад + премия. Формат работы - офис. Оформление по ТК РФ (декретная ставка), 100% компенсация отпуска и больничного листа. Работа в дружном коллективе. Офис г. Самара ул. Мичурина 21. График пятидневный: с 9.00-18.30. Соц. пакет: ДМС, оплата абонемента в фитнес, изучение английского языка. Корпоративные мероприятия.