Директор департамента административного обеспечения
Описание
Чем предстоит заниматься: Управление Front Office и сервисными командами: Руководство командами секретариата, курьеров, АХО и сопровождения командировок Планирование работы сотрудников, графиков, загрузки и взаимозамещения Постановка задач и контроль их исполнения Формирование единых стандартов работы и сервиса Контроль качества и скорости обработки внутренних запросов Выстраивание процессов так, чтобы команда не зависела от ручного управления руководителем Секретариат: Организация работы секретарей: телефонные звонки, корреспонденция, приём посетителей, административная поддержка Организация встреч и визитов гостей, включая руководителей и внешних партнёров Контроль стандартов делового сервиса Курьерская служба: Организация работы двух пеших курьеров Распределение поручений и контроль сроков доставки Оптимизация маршрутов и загрузки Взаимодействие с внешними курьерскими службами при необходимости АХО и офисный сервис: Обеспечение бесперебойной работы ежедневной офисной инфраструктуры Контроль наличия необходимых расходных материалов и товаров для офиса Организация регулярных закупок: вода, молоко, кофе, расходные материалы и т. п. Контроль состояния офисных зон и оперативного устранения возникающих проблем Координация вопросов клининга, сервисного обслуживания, ремонта и других административных подрядчиков Организация комфортной среды для сотрудников и гостей офиса Командировки: Руководство процессом приёма и обработки заявок на командировки Контроль корректности и своевременности внесения данных в корпоративную систему Контроль статусов заявок и соблюдения установленных сроков Контроль закрывающих документов и отчётов по командировкам Выявление проблемных мест процесса и его дальнейшая оптимизация Управление командой и процессами: Формирование целевой структуры сервисной функции Постановка KPI команде и регулярная управленческая отчётность Выстраивание кросс-функционального взаимодействия с внутренними клиентами и подрядчиками Считать ресурсы и расходы, а не только контролировать исполнение Видеть системную проблему за десятью одинаковыми заявками Мы ожидаем: Опыт руководства сервисными командами от 3 лет (желателен опыт в отелях 4–5* на позициях Front Office Manager / Rooms Division / Operations Manager / руководителя сервисного направления) Опыт управления несколькими операционными процессами одновременно Опыт выстраивания стандартов и контроля их соблюдения Опыт работы с большим количеством внутренних клиентов Опыт управления подрядчиками и качеством их работы Опыт формирования и управления командой Сильные организаторские навыки и умение быстро реагировать на нестандартные ситуации Операционная дисциплина: срок заявки, состояние офиса и договорённость с подрядчиком Мы предлагаем: Реальное влияние: ваши стандарты будут чувствовать все сотрудники и гости офиса Официальное оформление по ТК РФ с первого дня Конкурентная заработная плата График 5/2 с 09:00 до 18:00 ДМС после 6 месяцев работы Профессиональная команда и прозрачные карьерные перспективы в растущем бизнесе