Ведущий специалист административного отдела
Описание
Любите порядок, людей и чтобы офис “работал как часы”? Мы в поиске проактивного ведущего специалиста, который умеет держать процессы и делает это с улыбкой :) Мы предлагаем: График 5/2 без разъездов, 9:00-18:00 Офисная стабильность: документы, процессы, порядок — без “продаж” и холодных звонков Широкий функционал (не “принеси‑подай”), но с понятной зоной ответственности Работа напрямую с Административным директором + взаимодействие с HR, IT, юристами, бухгалтерией Доход 80 000 ₽ + 10 000 ₽ на руки фикс (итого 90 000 ₽ net) Выплаты стабильно, оформление по ТК РФ, бессрочный договор Корпоративный ДМС и Фитнес Массажное кресло и прекрасная атмосфера в офисе Функционал: Административное управление и документооборот Регистрация входящей корреспонденции Подготовка внутренних документов: приказы, распоряжения, протоколы Деловая переписка (почта/письма), ответы на запросы Телефония: приём/учёт звонков, маршрутизация обращений Организация встреч: переговорные, приглашения, материалы, протоколирование при необходимости Пропуска, встреча и сопровождение гостей Координация взаимодействия между отделами Жизнеобеспечение офиса Канцтовары/расходники/хоз. нужды: заказ, контроль остатков, работа с поставщиками Контроль клининга и порядка в офисе Организация питания: кофе/чай/кейтеринг Корпоративные коммуникации и культура Информирование сотрудников о новостях/регламентах Помощь в организации корпоративных мероприятий Поздравления и внутренние “приятные мелочи”, которые держат атмосферу Поддержка руководителя Планирование встреч, напоминания о дедлайнах Командировки: билеты, гостиницы, документы Подготовка презентаций/отчётов по запросу Организационные поручения (такси/подарки/сервисы) Цифровые задачи и сервисы Администрирование корпоративных сервисов (мессенджеры/CRM/СЭД — на базовом уровне) Настройка видеосвязи (Zoom/Teams/МТС Линк и аналоги) Координация с IT по технике и ПО Аналитика (простая и полезная) Анализ затрат на офисные нужды и “где можно оптимизировать” Оценка эффективности договоров поставщиков Контроль лимитов по статьям расходов Нам важен человек, который Проактивный: не ждёт задач “сверху”, а предлагает решения и улучшения (сервис, порядок, экономия времени/денег) С позитивным взглядом на жизнь: умеет сохранять спокойствие и доброжелательность в рабочем темпе Любит улыбаться и общаться: для нас офис — это “точка сервиса”, где важно тёплое, профессиональное взаимодействие с людьми Идеально, если вы Легко выстраиваете контакт с разными отделами Умеете “разруливать” мелкие вопросы без лишней драматизации Создаёте ощущение порядка и комфорта вокруг себя каждый день У вас имеется релевантный опыт от 2 лет в роли офис‑менеджера/администратора/ассистента/секретаря Знаете делопроизводство и документооборот Уверенно владеете: Word, Excel, PowerPoint, Google Workspace, мессенджеры