Специалист по оформлению документов группы выездных работ
Описание
Обязанности: Подготовка бланков актов отбора и регистрации проб: предзаполнение реквизитов (объект, адрес, заказчик, № заказа, договор и пр.) по данным 1С, формирование комплектов для бригад; Проверка оформленных по окончанию выезда актов по чек-листу: подписи, печати, реквизиты, соответствие форме; передача замечаний исполнителям и проверенных комплектов в группу оформления документов; Оформление актов отбора и регистрации на объекты без выезда (по данным заказчика или подрядчика); Ведение данных в 1С: технические комментарии к заказам, прикрепление сканов актов, пропусков и командировочных документов; Оформление отчетной документации по результатам работ группы выездных работ; Бронирование авиа- и ж/д билетов, гостиниц, транспорта; обмен и возврат билетов при изменении планов; Подготовка писем заказчикам на пропуска (работники, транспорт, оборудование), сбор документов для допуска на объекты; Проверка авансовых отчётов на комплектность до передачи в бухгалтерию; оформление описей и сопроводительных документов на грузы. Оперативное дежурство, согласно графика. Требования: Обязательные: Внимательная работа с большим потоком документов, умение находить ошибки и расхождения в реквизитах; Уверенная работа в MS Word и MS Excel (формулы, фильтры, сводные таблицы); Работа в 1С (желательно 1С:Лаборатория или аналог); Знание основ делопроизводства, грамотная деловая переписка; Опыт бронирования билетов и гостиниц, знание порядка оформления командировок — желательно; Понимание терминологии отбора проб и основ химии — желательно (обучение на месте). Готовность к дежурствам по утвержденному графику во время нахождения бригад в командировках. Желательные: Опыт бронирования авиа- и ж/д билетов, гостиниц, автобусов, такси и аренды автомобилей. Опыт возврата и обмена билетов, отмены бронирований и оперативной перестройки маршрутов. Опыт оформления пропусков на работников, транспорт и оборудование для закрытых производственных объектов. Опыт подготовки писем заказчикам и контроля полного комплекта документов для допуска на объект. Опыт работы в программе Комбат или аналогичных системах мониторинга маршрутов. Условия: Трудоустройство по ТК РФ; "Белая" заработная плата 2 раза в месяц; График работы 5/2 с 08:00 до 17:00 часов; Карьерный рост, наставничество на период адаптации; Компенсация проезда дополнительно к заработной плате, ДМС; Рабочее место в Свердловском районе г. Иркутска (напротив ЖК Затон).