Менеджер программ/Координатор
Описание
Мы — некоммерческий благотворительный фонд "БАЗИС". Мы поддерживаем науку и образование, развиваем грантовые программы для исследователей и стипендиальные программы для талантливых студентов. Сейчас мы ищем в команду Менеджера программ. Это сотрудник, который ведет всю операционную работу и работает в непосредственном подчинении руководителю программ. Если вы любите работать с документами, таблицами и большими объемами информации, внимательны к деталям, текстам и цифрам, умеете системно мыслить, договариваться с подрядчиками, не боитесь работы «на ногах» и хотите помогать развитию науки — мы ждем вас! Обязанности: Блок 1. Администрирование грантовых и стипендиальных конкурсов Работа с заявителями, стипендиатами и грантополучателями и их документами: ведение базы данных, работа с электронной системой (ведение стипендиальных и грантовых договоров, обновление данных, продление договоров), консультирование заявителей по условиям конкурсов. Техническая проверка заявок на соответствие формальным критериям. Подготовка документов к Экспертному совету: формирование сводных таблиц для экспертов, организация заседаний (очно/онлайн). Документооборот и выплаты: контроль заполнения документов стипендиатами и грантополучателями, проверка бумажных договоров и отчетов, комплектация пакета документов для выплат. Блок 2. Организация Ежегодной Летней школы (совместно с физфаком МГУ) Поиск подрядчиков и расчеты: сбор коммерческих предложений, подбор площадок (отелей, баз отдыха с лекционными залами и оборудованием), первичные переговоры и подготовка черновиков договоров. Логистика и координация: организация проезда для участников и лекторов, заказ трансферов, формирование списков расселения, согласование меню с администрацией площадки. Досуговая программа: разработка и организация развлекательной части (квизы, экскурсии, банкет), заказ мерча и раздаточных материалов. Работа на площадке (двухнедельная командировка): координация заезда, контроль тайминга лекций и питания, проверка оборудования в залах, оперативное решение бытовых вопросов участников. Закрытие проекта: сбор закрывающих документов (акты, счета-фактуры) от всех подрядчиков. Блок 3. Участие в бюджетировании и отчетности (под руководством руководителя программ) Расчет необходимых денежных средств под параметры конкурсов (количество мест, размеры выплат, длительность), подготовка драфтов бюджетов. Сбор данных, трекинг расходования годового бюджета. Аналитика, сбор информации для подготовки промежуточной и годовой отчетности. Наш идеальный кандидат: Имеет опыт работы в делопроизводстве, администрировании проектов и организации мероприятий. Уверенный пользователь программ MS Office и инструментов Google (документы, таблицы). Обладает высокой степенью внимательности при работе с цифрами, таблицами и иными данными. Умеет вежливо и грамотно коммуницировать (письменно и устно) — предстоит общаться со студентами, учеными и администрацией МГУ. Готов к высокой операционной нагрузке и выездам на площадку Летней школы (двухнедельная командировка, работа в режиме многозадачности «на ногах»). Проактивен, исполнителен, умеет собирать и структурировать информацию. Ответственный, заинтересованный в результате. Условия работы: График работы: с 10:00 до 19:00 (полная занятость). Место работы: стильный офис фонда на территории МГУ по адресу г. Москва, тер. Ленинские Горы, д. 1, стр. 58, в шаговой доступности от станций метро «Университет» и «Ломоносовский проспект». Забота о здоровье: предоставляется программа ДМС после успешного прохождения испытательного срока. Стабильность: официальное трудоустройство по ТК, заработная плата обсуждается с успешным кандидатом. Смысл: работа в социально значимом проекте в сфере науки и образования, общение с ведущими российскими учеными и экспертами.