Бизнес-ассистент в юридическую компанию в отдел трудового права
Описание
Обязанности: Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной работы Отдела с соблюдением установленных сроков; Принимать поступающую на рассмотрение Работодателя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым непосредственным руководителем решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; Осуществлять подготовку презентаций, коммерческих предложений и иных документов по распоряжению непосредственного руководителя; Вести коммуникацию с клиентами и/ или потенциальными клиентами Общества касательно любых запросов, документов, коммерческих предложений, встреч и др.; На еженедельной основе заполнять таблицу проектов клиентов Общества и вносить в нее соответствующие изменения в рамках реализации задач клиентов; Ежедневно не позднее 11:00 по московскому времени сообщать сотрудникам Отдела о запланированных рабочих задачах и сроках их исполнения; Отслеживать, при необходимости, рабочую электронную почту старшего партнера на предмет поступления сообщений от клиентов и/ или потенциальных клиентов с целью их оперативной обработки; Отслеживать входящие устные и/ или письменные запросы от клиента и/ или потенциальных клиентов Работодателя и подтверждать их получение со стороны Общества в течение 24 часов с момента их поступления; Осуществлять перевод документов с русского на английский/ немецкий язык и обратно; Готовить заявки, заявления и другие документы для получения лицензий, разрешений, необходимых для осуществления деятельности Работодателя и клиентов Работодателя; Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; Осуществлять покупку билетов, бронирование отелей, иные поручения, в том числе личные, непосредственного руководителя; Принимать документы и личные заявления на подпись Работодателя; Обеспечивать качественное и своевременное редактирование документов, передаваемых на рассмотрение Работодателя иными работниками Общества; Организовывать проведение телефонных переговоров, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до Работодателя информацию, полученную по каналам связи; Осуществлять коммуникацию с работниками Общества, ведущими бухгалтерский учет, своевременно направлять им необходимую информацию, включая отчетные финансовые документы; По поручению Работодателя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем любого характера; Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний; Пополнять базу ноу-хау образцами документами, презентациями и иными материалами, полезными для Работодателя; Вести картотеку клиентов и реализованных проектов Отдела, в том числе готовить их детальное описание для последующего включения в рейтинги; Осуществлять коммуникацию с техническими службами, в том числе IT- специалистами, для обеспечения работников Общества необходимыми условиями для трудовой деятельности; Своевременно по запросу непосредственного руководителя готовить и направлять ссылки на онлайн-встречи всем ее участникам; Своевременно готовить списки клиентов для поздравлений к основным праздникам и дням рождения; Обеспечивать поздравление работников Отдела с днем рождения и другими памятными датами, и праздниками; Печатать материалы и вводить текущую информацию в банк данных Работодателя; Организовывать прием посетителей Работодателя (при работе на стационарном рабочем месте); Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность; Обеспечивать сохранение всех клиентских документов на сервере Работодателя, в том числе направленных клиентом по ссылкам, а также на бумажном носителе, при необходимости; Поддерживать работников Отдела и непосредственного руководителя при подготовке клиентских актов для встреч, судебных разбирательств, проверок, аудитов и т.д.; Готовить договоры оказания услуг между Работодателем и его клиентами, а также необходимые приложения и дополнительные соглашения к таким договорам, в том числе на иностранных языках, при необходимости; Готовить отчеты о деятельности работников Отдела как для клиентов, так и для Работодателя, сообщать работникам Отдела при несвоевременной сдачи отчетности; Оплачивать платежные поручения по указанию Работодателя, в том числе налоги в соответствии с суммами и реквизитами, предоставленными главным бухгалтером; Вести контроль заполнения, учета проектов, их оплат и распределения доходов и расходов по партнёрской схеме, а также еженедельную сверку этих данных по всем проектам Отдела и старшего партнера в финансовой таблице Общества с финансовым менеджером Общества; регулярно (но не реже чем один раз месяц не позднее 25 числа отчетного месяца) согласовывать эти данные со старшим партнером; Вести учет своего рабочего времени, а также рабочего времени работников Отдела; Обучать вновь принимаемых работников Общества в Отдел стандартам, техникам и правилам, действующим в Обществе и в Отделе; Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя; Поддерживать старшего партнера во всех вопросах, связанных с развитием международной практики, а также консультационных услуг, в том числе управленческих в сфере HR и обучения; Поддерживать непосредственного руководителя во всех PR-компаниях в сети интернет, СМИ, социальных сетях и мероприятиях; Своевременно направлять заявки на выставление счетов клиентам Общества, контролировать сроки оплаты и незамедлительно сообщать непосредственному руководителю о нарушении сроков оплаты; вести, при необходимости коммуникацию с клиентами по оплате счетов Общества и подписанию закрывающих документов. Требования: Высшее образование. Английский язык на уверенном рабочем уровне (письменный перевод, переписка, устная коммуникация). Знание и уверенная работа с ИИ. Желательно знание немецкого языка (приветствуется). Уверенный пользователь ПК (MS Office, электронная почта), знание основ 1С и систем ЭДО будет преимуществом. Опыт работы на позиции Office Manager, Personal Assistant, Executive Assistant или Business Assistant от 1 года (юридический / консалтинг опыт приветствуется).