Делопроизводитель/офис менеджер
Описание
Рекламная группа "ДРИМ" – это крупнейший региональный оператор в области наружной рекламы. Компания работает уже свыше 30 лет и на сегодняшний день входит в ТОП-3 российских рекламных агентств по охвату рекламной сети и количеству рекламных поверхностей. Обязанности: Навести порядок в документообороте в Ярославском офисе, затем масштабировать систему на другие регионы и выстроить связь с головным офисом; Создать и настроить документооборот, внедрить единый порядок оформления и движения документов; Работать с входящими закрывающими документами в программе компании, вести архив совместно с помощниками менеджеров; Выявлять потребности служб в документах, налаживать маршруты их движения; Обучать сотрудников основам документооборота, направлять их к секретарю для помощи с оформлением и хранением документов. Административно-хозяйственные обязанности: Встречать гостей, быть лицом компании в офисе; Обеспечивать внутренние коммуникации (телефонные, электронные, личные); Поддерживать порядок в офисе, контролировать хранение имущества и документов, заказывать канцтовары; Оформлять курьерские отправки, принимать доставки, взаимодействовать со штатным курьером. Требования: Среднее профессиональное или высшее образование (профильное — документоведение, архивоведение, управление персоналом, менеджмент; допускается непрофильное при наличии переподготовки по делопроизводству). Понимание правил архивного хранения, сроков хранения документов, порядка проведения экспертизы ценности и формирования номенклатуры дел. Обязательный базовый уровень: MS Office (Word, Excel), работа с PDF, электронная почта, корпоративные чаты, Битрекс 24 Профессиональные навыки Оформление и регистрация документов — корректное формирование реквизитов, нумерация, ведение журналов регистрации, контроль исполнения поручений. Архивирование и систематизация — формирование дел, ведение номенклатуры, подготовка описей, организация бумажного и электронного архива. Личные качества и софт‑скиллы Внимательность и аккуратность — ошибки в реквизитах делают документы недействительными. Системность и организованность — ключевые качества, так как вся роль построена на структуре и порядке. Умение обучать и объяснять — для проведения ликбезов и помощи сотрудникам в освоении правил документооборота. Коммуникабельность и тактичность — приходится напоминать о сроках, возвращать документы на доработку, согласовывать маршруты между разными службами. Стрессоустойчивость и пунктуальность — работа с жёсткими сроками и контролем исполнения поручений руководства. Мы предлагаем Официальное трудоустройство по ТК РФ; Стабильную заработную плату и своевременные выплаты (зарплата обсуждается по итогам собеседования); График работы 5/2, с 8.00-17.00, с 9.00-18.00 на выбор Работу в сплочённой команде профессионалов; Комфортабельный офис в центре города