Офис-менеджер с функциями делопроизводителя
Описание
ООО «РТС» Наша производственно-коммерческая компания специализируется на оптимизации и повышении эффективности деятельности металлообрабатывающих предприятий. Мы предлагаем комплексные решения, позволяющие обеспечить стабильность производственных процессов и улучшить ключевые показатели эффективности. Направления деятельности: Продажа и изготовление металлорежущего инструмента; Инжиниринг, разработка проектов под ключ; Промышленная кооперация; Инструментальный сервис. Кого мы ищем Мы ищем не просто сотрудника на телефон и документы, а настоящую правую руку руководителя и хозяйку офиса. Человека, который возьмет на себя административную и организационную рутину, чтобы команда и руководство могли сосредоточиться на развитии бизнеса. Эта роль — настоящий «диспетчерский пункт» компании: через вас проходят документы, письма, звонки, гости, командировки и бытовые вопросы офиса. Вы — тот человек, к которому идут с любым вопросом, и от вашей собранности зависит слаженная работа всего коллектива. Важно понимать: работа офис -менеджера с функциями делопроизводителя у нас — это многозадачность в чистом виде. Вы будете переключаться между документами, письмами, звонками и организационными задачами. Мы ищем человека, который не теряет фокус и понимает ценность своей роли для всей компании. Мы приветствуем умение пользоваться нейросетями для быстрой обработки информации, подготовки черновиков писем, поиска и структурирования данных. Это заметно ускоряет работу и помогает справляться с большим объемом задач. Обязанности Документооборот и деловая переписка: Обработка входящей и исходящей документации: проверка, регистрация, сканирование, архивирование; Ведение реестров и описей документов; Работа и обработка документов в PDF (редактирование, конвертация, объединение, сжатие); Заполнение документов различного типа по шаблонам; Хранение документов в соответствии с регламентами и номенклатурой дел; Сбор и подготовка статистики по запросу руководства; Работа в 1С: Документооборот; Написание деловых писем и обращений (как внутренних, так и внешних) — грамотно, четко и в срок; Поиск необходимой информации в интернете, создание и обработка файлов в Word, Excel; Использование нейросетей для ускорения обработки информации, подготовки текстов и структурирования данных. Административная поддержка офиса: Заказ продукции и товаров для офиса: канцелярия, вода, расходные материалы, хозтовары; Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль наличия всего необходимого для стабильной работы; Контроль чистоты и порядка в офисе; Взаимодействие с транспортными и курьерскими службами; Работа с Почтой России (отправка и получение корреспонденции, отслеживание отправлений); Работа с оргтехникой; Помощь сотрудникам по административным и организационным вопросам. Коммуникация и прием гостей: Прием посетителей и гостей компании (заказ пропусков, встреча, предложение чая/кофе). Поддержка руководителя и организация командировок: Организация командировок для сотрудников и руководства (заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов); Организация мероприятий (редко — корпоративные и деловые события); Выполнение различных поручений руководителя. Требования Высшее образование; Опыт работы в аналогичной роли (секретарь, административный ассистент, делопроизводитель) не менее 1 года; Грамотная устная и письменная речь — умение писать деловые письма и обращения без ошибок; Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, 1С, оргтехника); Умение пользоваться нейросетями для работы с текстом и информацией; Коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности; Внимательность к деталям и ответственность. Условия График работы: 5/2 (пн–пт), с 8:30 до 17:30; Официальное трудоустройство по ТК РФ; Ежегодный оплачиваемый отпуск; Выплаты два раза в месяц; Работа в офисе по адресу: ул. Коммуны, 131.