Бизнес ассистент СEO

Описание

Архитектурное бюро SIO ищет БИЗНЕС-АССИСТЕНТА руководителя ВАЖЕН ОПЫТ РАБОТЫ БИЗНЕС-АССИСТЕНОМ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА Основатель SIO — Игорь Ситкилов (архитектор, дизайнер России и Европы, автор предметов интерьера, выпускаемых серийно европейскими фабриками-производителями). Наши объекты — только класс ЛЮКС: квартиры и пентхаусы, частные резиденции, виллы.Наши клиенты — успешные деловые люди, ценящие время и максимальный уровень сервиса. Кого мы ищем: Мы в поиске бизнес-ассистента руководителя, который будет не просто исполнять поручения, а обеспечивать эффективную работу руководителя и архитектурного бюро в целом. Это не вакансия офис-менеджера. Офисные задачи займут не более 20% времени.Остальное — управление графиком, контроль сотрудников, коммуникация с топ-клиентами и партнерами, участие в бизнес-процессах. Что действительно важно делать (обязанности) Бизнес-поддержка руководителя (80% времени) Управление рабочим и личным графиком руководителя: планирование встреч, звонков, переговоров, поездок. Организация встреч и переговоров (включая подбор локаций, подготовку материалов, встречу гостей). Подготовка отчётов, протоколов встреч, презентаций и аналитических материалов. Постановка задач сотрудникам от лица руководителя и контроль их исполнения (с ежедневной сверкой дедлайнов). Ведение переписки с клиентами и партнёрами от имени генерального директора. Сбор и анализ информации, необходимой для принятия решений. Делопроизводство, работа с входящей/исходящей корреспонденцией. Заказ транспорта, билетов, организация поездок и встреч. Обеспечение руководителя необходимой информацией 24/7 (в разумных рамках, при срочных вопросах). Внедрение и автоматизация бизнес-процессов внутри бюро. Офисная поддержка (не более 20% времени) Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами. Контроль работы оргтехники, вызов мастеров. Организация работы технического персонала (уборщики, курьеры). Контроль оплаты телефонии, интернета, ведение реестра ежемесячных платежей. Участие в формировании бюджета на офисные нужды. При необходимости — заказ и контроль мелкого ремонта. Наши ожидания (требования) Опыт работы бизнес-ассистентом или личным ассистентом руководителя от 5 лет. Опыт работы в крупных компаниях или в премиум-сегменте. Обязательно: опыт работы в компании с выстроенной системой целеполагания (OKR, KPI, МВО — неважно, в Битриксе, SAP или Excel). Вы должны уметь декомпозировать цель руководителя в задачи для сотрудников, вести трекер статусов, эскалировать риски заранее и закрывать задачи по факту полученного результата, а не по факту «сказал». Умение решать проблемы без участия руководителя. Гибкость, исполнительность, рациональное мышление. Пунктуальность, проактивность, желание улучшать процессы. Высокая стрессоустойчивость. Презентабельный внешний вид, чувство стиля, соблюдение офисного дресс-кода. Вы — лицо архитектурного бюро SIO. Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), опыт работы с CRM или проектными системами (Битрикс24) — приветствуется. Рабочий телефон всегда в зоне доступа, готовность отвечать на звонки и сообщения в нерабочее время (редко, но бывают срочные вопросы). Кого мы НЕ рассматриваем: Кандидатов с опытом только офис-менеджера (канцтовары, курьеры, уборщики — это не главное в этой роли). Тех, кому нужно согласовывать каждое действие. Людей, которые не готовы быть на связи при срочных вопросах. Условия работы: Работа в офисе в центре Москвы; График: 5/2, с 10:00 до 19:00, часовой перерыв на обед. Быть постоянно на связи с руководителем (в рабочее время и при срочных вопросах вне его). Работа в премиум-сегменте с интересными проектами и топ-клиентами; Если вы готовы быть правой рукой руководителя, а не просто «человеком на телефоне», ждём ваш отклик!