Административный специалист
Описание
Обязанности: 1 Ежедневный контроль функционирования офисных помещений Поиск оптимальных вариантов размещения сотрудников при перемещении подразделений, организация новых рабочих мест; Получение обратной связи от сотрудников относительно удобства работы Взаимодействие с провайдерами по текущим вопросам (обслуживание инженерных систем, клининг, пожарная безопасность, поставки офисных принадлежностей и др), постановка задач в рамках действующих договоров, контроль исполнения; Контроль проведения ремонтных работ (при необходимости); Взаимодействие с администрацией бизнес центра по текущим вопросам, подготовка необходимых документов, контроль оплаты счетов, решение орг вопросов; Текущая поддержка жилых помещений, арендуемых для иностранных сотрудников (клининг, мелкий ремонт, покупка мебели, переезды и др); Travel support, взаимодействие с провайдерами по организации командировок, участие в автоматизации процесса согласования; Контроль работы зон reception, обеспечение высокого качества сервиса; Своевременное предоставление закрывающих документов, мониторинг сроков оплаты счетов; Приобретение подарков, продукции для корпоративных мероприятий (фуршетов, поздравлений, совещаний); Участие в бюджетировании расходов на аренду, материалы и оборудование для офиса и жилых помещений, расходов на поездки, и т.д., Организация миграционного учета иностранцев, прибывающих по бизнес визам; решение вопросов, связанных с пребыванием иностранных сотрудников в России (организация прохождения медосмотров, дактилоскопия и др). Участие в проектах по оптимизации документооборота (в основном электронного). Поручения руководителя в рамках должностных обязанностей, отчётность Подготовка документов для подачи на тендер по закупкам Административного департамента. Согласование договоров, дополнительных соглашений в системе 1с. Ведение документации по охране труда и пожарной безопасности. Формирование и согласование внутренних политик и положений компаний. Требования: Знание английского языка на уровне В2 или выше. Знание китайского языка будет являться преимуществом. Опыт работы на позиции офис-менеджера, ресепшиониста, ассистента или личного помощника будет преимуществом. Внимательность к деталям и проактивная позиция. Условия: Карьера в лидере рынка. Вы будете работать в самой быстрорастущей компании российского автопрома, в окружении сильных и увлеченных профессионалов; Забота о здоровье. После испытательного срока — полис ДМС, включающий стоматологию, и страхование от несчастных случаев; Формат работы. Мы ценим живое взаимодействие для скорости принятия решений. График 5/2, начало дня в 9:00; Достойный доход и бонусы. Конкурентная зарплата, дополненная прозрачной системой премирования за результат.