Начальник Отдела по сопровождению и обслуживанию офисов Банка
Описание
Обязанности: Руководить отделом: распределять задачи, контролировать сроки, качество исполнения, загрузку сотрудников и подрядчиков; проводить рабочие совещания. Организовывать прием и обработку заявок АХО, контролировать выполнение обращений по ремонту, мебели, клинингу, хозяйственному обеспечению и технической эксплуатации офисов. Обеспечивать эксплуатацию офисной сети: инженерные системы, отопление, вентиляция, кондиционирование, рекламные конструкции, мебель, хозяйственное и канцелярское обеспечение. Контролировать бесперебойную работу систем холодоснабжения ЦОД, мониторинг состояния оборудования и оперативное реагирование на аварийные ситуации. Организовывать ремонты, реконструкцию, переоборудование, открытие, закрытие и переезды офисов: от подготовки ТЗ, сметы и выбора подрядчика до приемки работ, и подписания актов. Участвовать в подборе помещений для новых офисов и переездов, проводить оценку технической пригодности объектов. Организовывать клининговое обслуживание, контролировать качество уборки, санитарное состояние помещений и выполнение подрядчиками условий договоров. Обеспечивать соблюдение требований пожарной безопасности: контроль систем пожарной сигнализации, огнетушителей, журналов, технического обслуживания и устранения замечаний. Контролировать экологическое сопровождение офисов: договоры на обращение с отходами, ведение необходимой документации и подготовку обязательной отчетности. Организовывать закупки мебели, хозяйственных материалов, ИТ-оборудования, программного обеспечения, лицензий и сопутствующих услуг. Консолидировать потребности подразделений банка, готовить технические задания, спецификации, обоснования закупок и контролировать сроки поставки. Обеспечивать своевременное продление лицензий, подписок и сервисных договоров, необходимых для непрерывной работы подразделений. Участвовать в тендерных процедурах, выборе поставщиков, согласовании договоров, счетов, актов и иной первичной документации. Вести договорную работу по аренде, эксплуатации, ремонту и сервисному обслуживанию; участвовать в переговорах с арендодателями и подрядчиками. Формировать и защищать годовой бюджет и бизнес-план по потребностям всех подразделений банка. Контролировать исполнение бюджета, лимиты, план-факт, отклонения и прогноз расходов; инициировать меры по оптимизации затрат. Взаимодействовать с ИТ-департаментом, финансами, бухгалтерией, юридическим департаментом, службой безопасности, закупками, маркетингом, бизнес-подразделениями и региональными офисами. Подготавливать управленческую отчетность, официальные ответы, аналитические материалы и выполнять поручения руководства. Требования: Высшее образование. Опыт руководства административным, эксплуатационным, хозяйственным, инфраструктурным или техническим подразделением от 3 лет. Опыт управления офисной сетью, филиалами, отделениями, объектами недвижимости или распределенной инфраструктурой. Практический опыт организации ремонтов, реконструкций, переездов, оснащения и технической эксплуатации помещений. Опыт взаимодействия с подрядчиками, поставщиками, арендодателями и сервисными организациями. Знание процессов закупок, тендерных процедур, договорной работы и сопровождения первичной документации. Опыт организации закупок ИТ-оборудования, программного обеспечения, лицензий и сервисных услуг. Опыт формирования, согласования и защиты бюджетов, бизнес-планов и инвестиционных/эксплуатационных заявок. Навыки план-факт анализа, контроля лимитов, прогнозирования расходов и поиска возможностей для оптимизации затрат. Понимание основ эксплуатации инженерных систем, климатического оборудования и требований пожарной безопасности. Уверенное владение MS Excel, Outlook, Word; опыт работы с СЭД, ЭДО, Service Desk/CRM. Умение вести переговоры, принимать решения в сжатые сроки и управлять несколькими проектами одновременно. Готовность к периодическим выездам на объекты и командировкам. Будет преимуществом Опыт работы в банке, финансовой организации или крупной федеральной компании с развитой офисной сетью. Опыт работы с ЦОД, объектами с повышенными требованиями к надежности или критической инфраструктурой. Знание AutoCAD или Visio для работы с планировками и чертежами. Опыт работы в системах ELMA, 1С, Диадок, СБИС, JIRA, Service Desk. Опыт взаимодействия с тендерными комитетами и подготовки материалов для коллегиальных органов. Условия: Работу в стабильном банке и прямое влияние на развитие офисной и ИТ-инфраструктуры. Управление значимыми проектами: ремонты, переезды, развитие офисной сети, закупки и оптимизация расходов. Широкую зону ответственности и взаимодействие с ключевыми подразделениями банка. Официальное оформление по ТК РФ. Полную занятость, график 5/2, работа в Москве. Конкурентный уровень дохода, обсуждаемый по результатам собеседования.