Офис-менеджер / ассистент отдела снабжения

Описание

Мы ищем самостоятельного и внимательного сотрудника, который возьмёт на себя организацию повседневной работы офиса и будет помогать отделу снабжения.Эта вакансия подойдёт человеку, которому интересно не только выполнять административные задачи, но и постепенно развиваться в сфере закупок и снабжения. По мере освоения работы мы готовы передавать сотруднику более содержательные задачи и в перспективе рассматривать переход в отдел снабжения.Обязанности Организация работы офиса: печать, сканирование, отправка и систематизация документов; ведение электронного и бумажного архива; отправка и получение корреспонденции, взаимодействие с почтой и курьерскими службами; заказ канцелярии, воды, кофе и других необходимых товаров; взаимодействие с администрацией бизнес-центра, получение счетов и документов; выполнение других текущих административных задач. Работа с поставщиками и документами: контролировать получение оригиналов договоров, актов, УПД и других закрывающих документов; связываться с поставщиками по незакрытым документам; отправлять документы на подписание и контролировать их возврат; вести понятный реестр документов и регулярно актуализировать их статус; взаимодействовать с бухгалтерией и сотрудниками компании по вопросам документооборота. Помощь отделу снабжения: искать потенциальных поставщиков и подрядчиков в интернете, на «Авито» и других площадках; собирать и систематизировать информацию о найденных компаниях; направлять поставщикам и подрядчикам запросы на расчёт; контролировать получение коммерческих предложений и передавать результаты ответственному сотруднику; сравнивать предложения по заданным критериям: стоимость, сроки, условия оплаты и поставки; помогать с подготовкой таблиц, исходных данных и несложных расчётов по готовым шаблонам; выполнять оперативные поручения сотрудников отдела снабжения. Работа с искусственным интеллектом: использовать ChatGPT или другие ИИ-инструменты для поиска и структурирования информации; составлять с помощью ИИ деловые письма, запросы поставщикам, таблицы и краткие сводки; анализировать и сравнивать предложения; проверять результаты работы ИИ и не переносить непроверенную информацию в рабочие документы. Требования опыт административной работы, документооборота, закупок или снабжения будет преимуществом; уверенное владение компьютером, Word, Excel или Google Таблицами; практический опыт использования нейросетей в работе; грамотная устная и письменная речь; внимательность при работе с документами, цифрами и реквизитами; умение самостоятельно искать информацию и доводить задачи до результата; готовность общаться с поставщиками по телефону и в переписке; способность работать с несколькими задачами и соблюдать сроки; желание учиться и в дальнейшем развиваться в закупках и снабжении. Какой человек нам подойдётНам нужен не просто исполнитель отдельных поручений, а организованный и инициативный сотрудник. Если документ должен вернуться от поставщика, вы не ограничиваетесь одним письмом, а контролируете вопрос до его закрытия. Если необходимо найти подрядчика, вы собираете несколько подходящих вариантов, проверяете информацию и представляете результат в понятном виде.Для нас важны ответственность, здравый смысл, доброжелательность и готовность разбираться в новых задачах. Условия официальное оформление; заработную плату 100 000–120 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и навыков; график 5/2, с 10 до 18; работу в офисе по адресу: БЦ МиллерЦентр, Испытателей 39 (прямо у метро Комендантский пр.); понятные задачи и помощь в период адаптации; обучение процессам закупок и снабжения; возможность профессионального роста и перехода на позицию специалиста по снабжению; испытательный срок - 1 месяц; растущая компания с большими перспективами.