Секретарь / Специалист по документообороту

Описание

АНО «Испытательный центр «НОРТЕСТ» — аккредитованная испытательная лаборатория с более чем 30-летней историей. Мы работаем в сфере экологических исследований и инженерных изысканий, проводим исследования воды, почвы, воздуха и других объектов окружающей среды. Сегодня НОРТЕСТ — это более 6 500 организаций-клиентов и свыше 4 000 исследуемых проб ежемесячно. В работе одновременно находится большое количество заказов и документов, поэтому нам нужен специалист, который поможет поддерживать порядок в документах и ежедневной работе офиса. Ищем внимательного, организованного и доброжелательного специалиста, который умеет работать с документами, не боится большого количества задач и спокойно взаимодействует с коллегами и клиентами. Чем предстоит заниматься Работать с документами по клиентским заказам: протоколами испытаний, счетами, УПД, договорами и приложениями. Отслеживать готовность протоколов испытаний по клиентским заказам. Контролировать отправку документов клиентам и возврат подписанных документов. Подготавливать, проверять, сортировать и систематизировать бумажные документы. Организовывать отправку документов клиентам почтой и курьерскими службами. Вести внутренний учёт и электронный документооборот. Работа с менеджерами и клиентами Помогать менеджерам отдела продаж в текущей работе с документами и заявками. Работать в Bitrix24, Excel и внутренних таблицах учёта. Вести деловую переписку по организационным вопросам. Принимать входящие звонки и при необходимости переадресовывать их ответственным специалистам. Взаимодействовать с клиентами по вопросам получения и отправки документов. Офисная поддержка Заказывать канцелярию и расходные материалы. Помогать в решении текущих административных вопросов офиса. Поддерживать порядок в документах, электронных папках и рабочих материалах. Что важно для работы Опыт работы с документами, документооборотом или офисной поддержкой от 1 года. Опыт работы с Bitrix24, ЭДО (Диадок или аналоги). Понимание основных видов деловой документации: счета, УПД, акты, договоры. Уверенный пользователь ПК, хороший уровень Excel. Грамотная устная и письменная речь. Внимательность к данным, реквизитам и деталям. Усидчивость и способность спокойно работать с большим объёмом однотипных задач. Умение одновременно вести несколько задач и контролировать их выполнение. Способность самостоятельно разобраться в нестандартной ситуации и найти решение. Доброжелательность, корректность в общении и умение работать в команде. Будет преимуществом: Опыт работы с первичной документацией. Опыт работы с клиентскими документами в B2B. Опыт работы с номенклатурой или технической документацией. Опыт работы в 1С. Что мы предлагаем Официальное оформление по ТК РФ. Заработная плата — 80 000 ₽ на руки, уровень дохода обсуждаем в зависимости от опыта и навыков. График 5/2, с 8:30 до 17:00. Работа в офисе: Москва, ул. 2-я Магистральная, д. 18А (м. Шелепиха). Бесплатный корпоративный транспорт от м. Хорошёвская / Полежаевская. Стабильная работа в аккредитованной лаборатории с более чем 30-летней историей. Понятный участок работы и поддержка на этапе адаптации. Обучение на старте: покажем внутренние процессы и работу в используемых системах. Спокойная рабочая атмосфера и команда, с которой можно взаимодействовать напрямую. Если вам нравится порядок в документах, понятные процессы и работа, где важны внимательность и ответственность — будем рады познакомиться.