Офис-менеджер/помощник руководителя
Описание
Ключевая задача Обеспечивать эффективную административную работу офиса и оказывать организационную поддержку ТОП менеджменту предприятия. Нам нужен организованный, ответственный и инициативный сотрудник, который умеет самостоятельно поддерживать порядок в офисе, контролировать административные вопросы, организовывать документооборот и взаимодействие с сотрудниками. Основные обязанности Офис-менеджмент и административная работа Организация ежедневной работы офиса: контроль порядка, чистоты и комфортных условий для сотрудников и гостей. Обеспечение офиса необходимыми материалами: заказ канцтоваров, хозяйственных товаров, питьевой воды, чая, кофе и других расходных материалов; контроль наличия и своевременное пополнение запасов. Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по вопросам обеспечения офиса, хозяйственного обслуживания и текущих административных вопросов. Контроль хозяйственных и коммунальных расходов: получение документов, контроль сроков и подготовка заявок на оплату коммунальных услуг, услуг связи и других административных расходов. Подготовка заявок на оплату по административным и хозяйственным расходам, передача документов на согласование и контроль их прохождения. Прием и распределение телефонных звонков: прием входящих звонков, определение адресата и перевод звонков ответственным сотрудникам. Встреча гостей и посетителей, организация их приема, обеспечение необходимой коммуникации с сотрудниками компании. Организация корпоративных мероприятий, совещаний и внутренних мероприятий: подготовка помещений, заказ питания, организация фуршетов, кофе-брейков и решение сопутствующих организационных вопросов. Делопроизводство и документооборот Организация делопроизводства на предприятии: прием, регистрация, распределение и контроль движения входящей и исходящей корреспонденции. Регистрация и обработка входящей электронной и бумажной почты, своевременная передача информации ответственным сотрудникам. Ведение и систематизация архива документов, обеспечение их сохранности, порядка хранения и возможности оперативного поиска. Контроль правильности оформления и хранения административной документации. Персональный помощник генерального директора и собственника Организационная и административная поддержка генерального директора и собственника: работа с корреспонденцией, документами, поручениями и текущими организационными вопросами. Контроль исполнения поручений руководителя, взаимодействие с сотрудниками и подразделениями по порученным вопросам. Организация встреч, переговоров и других мероприятий с участием генерального директора и собственника. Подготовка необходимых документов, информации и материалов по поручению руководителя. Ведение рабочего календаря и организация текущих организационных вопросов руководителя. Дополнительные функция - подбор персонала Подбор производственного персонала: размещение вакансий, поиск кандидатов, работа с откликами и базами резюме, проведение первичного интервью, организация собеседований с руководителями. Требования к кандидату Высшее или среднее профессиональное образование. Опыт работы секретарем приемной, офис-менеджером, помощником руководителя. Опыт самостоятельной организации административной работы офиса. Опыт ведения делопроизводства и работы с документами. Уверенное владение ПК, офисными программами, электронной почтой и мессенджерами. Грамотная устная и письменная речь. Опыт подбора персонала, желательно. Организованность, внимательность, ответственность и высокий уровень исполнительности. Умение работать с большим количеством параллельных задач и соблюдать сроки. Коммуникабельность и доброжелательность при взаимодействии с сотрудниками, кандидатами, гостями и подрядчиками. Умение самостоятельно решать текущие административные вопросы и доводить задачи до результата. Деликатность и конфиденциальность при работе с информацией руководителя и персональными данными сотрудников. Личные качества Системность и организованность. Ответственность и самостоятельность. Внимательность к деталям. Инициативность. Грамотность и хорошие коммуникативные навыки. Умение быстро переключаться между разными задачами. Доброжелательность и сервисный подход. Умение работать в режиме многозадачности. Нацеленность на порядок и результат. Мы предлагаем : - Официальное трудоустройство; - Удобный график 5/2 с 8:00 до 17:00; - Современный и уютный офис, с просторной парковкой, оборудованной зоной для приема пищи (с кофе, чаем); - ДМС со стоматологией по истечении испытательного срока.