Помощник/ассистент руководителя в управляющую компанию
Описание
Чем предстоит заниматься: Полная организация работы офиса (обеспечение расходными материалами, канцтоварами, водой, бытовой химией). Организация документооборота (входящая/исходящая корреспонденция, курьерские службы, почта России, экспедирование). Контроль исправности офисной техники и оргтехники (принтеры, МФУ, вызов IT-специалиста или сервисного инженера). Взаимодействие с бухгалтерией (сбор первичной документации от поставщиков услуг). Согласование договоров между коллегами, устранение замечаний по договору, дальнейшее подписание документов. Оформление заявок на оплату в 1-С, мониторинг статуса заявок. Обработка обращений жителей (в т. ч. через чаты, мессенджеры, ГИС ЖКХ, почту): уточнение сути проблемы, запрос данных, передача в профильные службы, информирование заявителя о статусе. Участие в подготовке к проведению общего собрания жильцов. Взаимодействие с активными собственниками и советами МКД: подготовка материалов к собраниям, сбор протоколов, оформление решений, размещение в ГИС ЖКХ. Аналитика должников по оплатам в УК. Уведомление должников, формирование реестра должников. Подготовка документов для подачи в суд на взыскание задолженности. Формирование квитанций для оплат, актов сверок. Работа в ГИС ЖКХ (поиск данных конкурирующих УК. Обработка обращений от жителей, формирование ответов/решений по обращениям. Передача информации через ТИС, запрос необходимых документов у бухгалтерии для размещения в ГИС ЖКХ). Работа с подрядчиками (заказ услуг/товаров. Заключение договоров, подписание актов выполненных работ). Ожидаем от кандидата: Опыт работы на позиции офис-менеджера или администратора от 1 года. Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel — сводные таблицы/формулы, Outlook), электронный документооборот (ЭДО) на уровне пользователя. Навыки закупок и поиска поставщиков (канцтовары, вода, хозтовары,). Ответственность, системность, многозадачность, стрессоустойчивость. Развитые коммуникативные навыки. Мы предлагаем: Уютный офис, дружный коллектив и поддержку на всех этапах. Конкурентную заработную плату (определяется по итогам собеседования). Оформление по ТК РФ.