Специалист документационного обеспечения управления

Описание

Обязанности: Принимать, регистрировать, распределять входящую и исходящую корреспонденцию. Формировать документы по делам, обеспечивать сохранность, вести архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел Общества, своевременно сдавать дела в архив. Вести работу с картами лояльности (выдача новых карт, удаление из базы уволенных сотрудников, ежемесячное начисление бонусов); Осуществлять контроль за сроками действия сертификатов УНЭП, УКЭП. Помогает заинтересованным лицам по запуску задачи в ЭДО. Обеспечивать жизнедеятельность приёмной, а также кабинет Управляющего Обществом (заказ канцелярии, товаров, продуктов для переговоров, воды). Актуализировать данные специалистов, руководящих должностей корпоративного портала. Взаимодействовать с другими структурными подразделениями по вопросам документооборота. Выполнять отдельные поручения начальника отдела по общим вопросам. Организовывать курьерскую доставку корреспонденции. Замещать помощника руководителя: Организация рабочего процесса руководителя • планирование и координация рабочего дня: составление графика встреч совещаний, деловых поездок; • приоритизация задач руководителя с учётом их важности и сроков • ведение календаря событий (электронного), контроль соблюдения сроков; • подготовка необходимых материалов для совещаний и встреч (презентации, отчёты, справки); • оперативное внесение изменений в график при возникновении экстренных ситуаций; • организация приёма посетителей. Работа с документами и информацией • подготовка, оформление и систематизация служебных и корпоративных документов, • редактирование текстов, составление пресс-релизов, речей и докладов для руководителя; • контроль корректности деловой переписки и официальных писем, приказов, распоряжений; • учёт, систематизация, архивирование и хранение входящей и исходящей информации согласно корпоративным требованиям; обеспечение конфиденциальности информации. Взаимодействие с подразделениями и внешними контактами • передача поручений руководителя сотрудникам и контроль их выолнения; • координация взаимодействия руководителя с различными отделам и компании; • взаимодействие с внешними организациями и партнёрами: подготовка документов, ведение переписки, согласование встреч; • организация коммуникации с подрядчиками, консультантами и другими внешними специалистами; Организация мероприятий и поездок • планирование и организация деловых встреч, переговоров, совещаний; • подготовка и оформление командировочных документов, • организация деловых поездок: бронирование билетов, гостиниц, трансфера; • координация мероприятий во время командировок (встречи с принимающей стороной, расписание визитов); • организация корпоративных мероприятий (тренингов, праздников, семинаров). Контроль: • отслеживание выполнения задач и поручений руководителя; Требования: Опыт работы в данной должности не менее 3 лет; Высшее образование; Умение и знание работы в программе 1С, Контур Диадок, ЭДО. Условия: Работа в крупной стабильно развивающейся компании Место работы: с. Италмас (по Воткинскому шоссе); Доставка корпоративным транспортом; Бесплатное питание; Работа с опытным наставником в период адаптации «Белая» конкурентная стабильная заработная плата 2 раза в месяц Официальное трудоустройство (оплата больничных листов, отпусков); Реальные возможности карьерного роста; Корпоративные скидки на продукцию; Комфортная дружественная атмосфера в коллективе; Насыщенная корпоративная жизнь (культурно-массовые и спортивные мероприятия).