Бизнес-ассистент руководителя
Описание
Бизнес-ассистент управляющего партнёра операционное управление · проекты · координация | Владимир, офис | полная занятость Обо мне Меня зовут Руслан Джамалутдинов, я управляющий партнёр API Media. Внутри действующего агентства с нуля строю новую коммерческую структуру: развиваю продукт «стратегический бизнес-дизайн» , масштабирую продажи основной линейки и развиваю тендерное направление, также совместно с собственником реализую новую стратегию развития. Параллельно направление продаёт весь портфель агентства: сайты и разработку, SEO, контекстную рекламу, брендинг, видео и motion. Президентская программа подготовки управленческих кадров (2016–2017), MBA по стратегии — МИМ ЛИНК (2020–2021). Диплом технического ВУЗа с отличием С 2011 года — собственные бизнесы и проекты в соучредительстве: монтаж инженерных систем, производство и продажа спортивных покрытий (более 1000 оборудованных залов), онлайн-ритейл спортивного оборудования и ряд других проектов 2022–2024 — реставрация объектов культурного наследия. С нуля создал тендерный отдел с автоматизированной системой оценки торгов, выиграл и реализовал более десяти проектов по России Более 15 построенных отделов продаж. Автор книги по управлению продажами «Продажный манипулятор» Сейчас стратегический партнер в API Media Выгода для вас: стратегия, продажи, тендеры и операционное управление — области, в которых я работал руками. Задачи будут приходить с контекстом и критерием результата, а не с формулировкой «разберись сам» Миссия должности Превратить поток задач и возможностей вокруг направления — стратегические проекты, тендеры, выступления, коммерческий процесс, подрядчики — в управляемую систему, в которой ничего не теряется, каждое обязательство доведено до результата и ничто не держится на одном человеке. Что вы будете делать 1. Проектное сопровождение стратегических проектов Ведение проекта «Бизнес-дизайн. Стратегия» от подписания до защиты результатов: план-график, контрольные точки, статус для клиента Сбор исходных данных с клиента: запрос документов и цифр, напоминания, проверка полноты, структурирование в рабочие файлы Подготовка к сессионным дням: материалы, шаблоны моделей, логистика, техническая часть онлайн-формата Сведение результатов сессии в итоговые материалы: структурирование выводов, сборка презентации, вычитка, оформление в фирменном стиле (создание ТЗ для дизайнера и контроль итогов) Координация профильных специалистов агентства, подключённых к проекту, и контроль сроков по их частям 2. Администрирование Подготовка к встречам: повестка, справка по компании и рынку собеседника, нужные материалы под рукой до начала Протоколирование встреч и совещаний, транскрибация и формирование саммери через ИИ, фиксация договорённостей, постановка задач по итогам и контроль их исполнения Системная работа с ИИ-ассистентами, дообучение ассистентов под разные задачи, постоянное личное совершенствование в работе с максимальным функционалом ИИ Ведение единого списка обязательств направления: кто, кому, что и к какому сроку пообещал — включая обещания самого партнёра 3. Контроль коммерческого процесса Порядок в Bitrix: все сделки, этапы, следующие шаги и даты актуальны — по всему направлению Подготовка коммерческих предложений, презентаций и справок по некоторым клиентам Деловая переписка, участие в защитах проекта, администрирование и ассистирование на встречах, стратегических сессиях 4. Тендеры и закупки Мониторинг торговых площадок по нашим отраслям и категориям услуг, ведение единого реестра интересных процедур (в ПО Seldon.Win) Первичный отбор: соответствие требованиям, экономика участия, сроки, риски — короткое обоснование «идём / не идём» Сбор и подготовка пакета документов, контроль дедлайнов подачи, постановка задач профильному подрядчику по сложным процедурам и контроль его работы Ведение статистики участия: подано, отклонено и почему, выиграно, какая себестоимость участия 5. Публичные выступления и партнёрские каналы Организация выступлений: переговоры с организаторами, даты, формат, техническая часть, логистика Подготовка материалов к выступлению: презентация, раздатка, форма сбора контактов, сценарий сбора обратной связи Работа с аудиторией после мероприятия: сбор и внесение контактов, рассылка обещанных материалов, организация встреч и передача контактов менеджеру — чтобы ни один интерес не остался без касания Поиск и проработка новых площадок и партнёрских каналов для выступлений 6. Отчётность и регламенты Оптимизация форм отчетности Регулярный отчёт по направлению: лиды, сделки, выручка, статусы проектов, тендеры, мероприятия — в одном виде, по одной форме Сбор и анализ данных по запросу: рынок, конкуренты, потенциальные клиенты, подрядчики, площадки Описание и внедрение регламентов по процессам, которые вы ведёте, чтобы их можно было передать следующему человеку Работа с ИИ Что для нас важно в кандидате Обязательно Опыт от 2 лет в операционном управлении Управленческая насмотренность: как декомпозировать, делегировать, контролировать Уверенная работа с таблицами (Excel / Google Таблицы) Уверенная работа в CRM и таск-трекере (Битрикс24 — преимущество) Грамотная устная и письменная речь Способность быстро разбираться в незнакомой предметной области Умение работать с устной постановкой задачи Внимание к деталям в документах, цифрах и сроках Готовность работать в офисе во Владимире и выезжать на сессии и выступления Будет преимуществом Опыт участия в тендерах и закупках Опыт в digital-агентстве, консалтинге или проектных продажах Опыт описания и внедрения регламентов Опыт организации мероприятий и публичных выступлений Практический опыт работы с ИИ-инструментами Навык сборки презентаций и оформления материалов Профильное образование в менеджменте, экономике или маркетинге Личные качества, без которых не получится Системность Ответственность, автономность Честность и прозрачность Педантичность в работе Спокойствие и контроль в многозадачности Вовлеченность Эмоциональный "мэтч" Условия Доход: оклад 80 000 ₽, % от выручки нового направления после испытательного срока. Размер % зависит от вашей квалификации на старте, прибыльности направления и степени вашего влияния. Ожидаемый доход сильного кандидата через 4-6 мес: 150 000 – 180 000 ₽ Испытательный срок: 1 месяц, оклад, без оплаты % от выручки. По итогам месяца подводятся итоги и принимается решение о продолжении совместной работы, определяется система мотивации в % Градация по % будет завязана на управляемые вами результаты: сроки сдачи материалов по стратегическим проектам, состоявшиеся выступления и мероприятия, поданные и выигранные тендеры, отсутствие потерянных лидов и просроченных обязательств График: пн–пт, полный день, после успешной адаптации - гибкое начало и окончание рабочего дня. Работа в одном из офисов API Media - г. Владимир, ул. Батурина, 30 Оформление: официальное, условия обсуждаются на финальном этапе Техника, корпоративная связь и доступ к платным ИИ-инструментам — за счёт компании Карьера: рост до операционного директора направления Как проходит отбор Отклик с сопроводительным письмом (вопросы ниже) Видеовизитка и интервью с управляющим партнёром Практическая задача на 2–3 часа Решение и предложение Вопросы, на которые нужно ответить в отклике Как вы контролируете исполнение, когда задач много, а прямой власти над исполнителями у вас нет Пример решения задачи в незнакомой вам области Опыт работы с ИИ Направьте видеовизитку о себе в TG: @ruslan_dzhama (1-2 мин, в свободной форме) Если вы соответствуете описанному профилю и чувствуете эмоциональный отклик - жду вашего отклика! Вакансия также может быть вам интересна, если вы искали: бизнес-ассистент, помощник руководителя, ассистент собственника, менеджер проектов, руководитель проектов, операционный менеджер, управляющий, директор, административный менеджер, chief of staff, project manager, personal assistant.