Личный помощник руководителя
Описание
Мы ищем инициативного и ответственного помощника, который поможет руководителю в организации работы и обеспечении эффективного функционирования компании. Направление деятельности: аренда помещений, поэтому опыт работы в этой сфере приветствуется. Обязанности: * Организация рабочего процесса руководителя: планирование встреч, составление расписания, подготовка документов. * Участие в автоматизации всех внутренних рабочих процессов и улучшение коммуникаций между Арендаторами и Арендодателем. * Взаимодействие с арендаторами, партнерами и сотрудниками компании: обработка телефонных звонков, прием и отправка корреспонденции, организация деловых встреч. * Ведение документооборота: составление и обработка документов, контроль за исполнением поручений. * Ведение электронного архива документов на Яндекс диске. * Анализ информации, подготовка презентаций и отчетов. * Создание и ведение разноформатных электронных баз данных в excel формате и работа с яндекс документами. Например, база списки сотрудников с контактными данными и днями рождениями; база арендаторов с контактными данными, наличием тех или иных документов, контактными лицами на производствах, данными бухгалтерии и т.д.). * Создание и ведение бумажных архивов всех документов, а также работа по их оцифровке: Учредительные документы, договора, акты , и т. д. * Помощь сотрудникам компании в любых рабочих моментах, например, редактирование документов, фотографий в фотошопе, создание новых форм заявлений, и т.д * Сбор, анализ и подготовка отчетов по документам. * Организация рассылок арендаторам по средствам электронной почты, мессенджеров и 1С. * Работа с Почтой России. * Работа в аналоге Bitrix. * Обеспечение жизнедеятельности офиса (Комус, покупка оборудования или техники, заказы в Ozon от юридического лица.), в том числе организация корпоративных праздников. * Выполнение других поручений руководителя. Требования: * Опыт работы помощником руководителя от 1 года. * Опыт работы с 1С: Предприятие. * Отличные навыки работы с компьютером (MS Office, Google Docs, Яндекс диск, Adobe Photoshop) и офисной техникой (принтер, шредер, сканер, и т.д.). * Уметь работать с CRM системами, например, Asana, Bitrix, Кайтен. * Организованность, ответственность, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности. * Знание делового этикета и переписки. * Коммуникабельность, стрессоустойчивость, дипломатичность. * Грамотная устная и письменная речь. * Желание учиться и развиваться. Здорово, если вы дополнительно умеете: * Найти любую информацию самостоятельно и разобраться с задачей. * Не боитесь задавать глупые вопросы, если чего-то не понимаете. * Ладить с разными по характеру людьми. * Можете сформировать акты, счета, реестры документов в 1С. * Самостоятельно изменить отчет в конфигураторе 1С. * Умеете через гугл импортировать таблицы контактов на телефон. Мы предлагаем: * Интересную работу и профессиональный рост. * Достойную заработную плату. * График 5/2 с 9.00 до 18.00 * Официальное трудоустройство. * Лояльное руководство * Комфортные условия работы.