Помощник/ассистент руководителя

Описание

Предприятие транспортного машиностроения. Место работы : Дер.Малое Забородье Ломоносовского р-на Ленинградской области. Обязанности: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ помощника (ассистента) руководителя 1. Общие положения 1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов, назначается на должность и освобожняется от нее приказом руководителя организации. 1.2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю предприятия (генеральному директору). 1.3. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (бакалавриат). Требования к стажу работы устанавливаются индивидуально, рекомендуется наличие опыта работы в сфере документационного, организационного и информационного обеспечения деятельности руководителя не менее 1–3 лет. 1.4. В период отсутствия помощника руководителя его права и обязанности переходят к иному должностному лицу, назначенному приказом по организации. 1.5. Помощник руководителя в своей деятельности руководствуется: законодательством Российской Федерации; Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия; приказами и распоряжениями руководителя; настоящей должностной инструкцией. 1.6. Помощник руководителя должен знать: порядок обращения с документами, основы делопроизводства и отчетной документации; организационно-штатную структуру предприятия; правила делового общения и этикета; порядок заключения и исполнения договоров; правила пользования офисной техникой, средствами связи и оргтехникой; основы работы в текстовых редакторах, электронных таблицах и специализированных программах (1С, Excel); основы производственной деятельности машиностроительного предприятия (по мере необходимости). 2. Должностные обязанности На помощника руководителя возлагаются следующие функциональные обязанности: 2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Планирует рабочий день руководителя: разрабатывает и согласовывает график проведения встреч, совещаний, переговоров, приемов, деловых поездок и иных мероприятий. Организует телефонные переговоры руководителя, включая видео-конференцсвязь, отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия для эффективной работы. 2.2. Документационное обеспечение Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с решением руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. По поручению руководителя составляет письма, запросы, служебные записки, отчеты, деловые письма и другие документы. Ведет делопроизводство, регистрирует и учитывает документы, переданные на подпись руководителю. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.3. Подготовка и проведение мероприятий Выполняет работу по подготовке заседаний, совещаний, встреч и переговоров, проводимых руководителем: собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени, месте и повестке дня. Участвует в переговорах руководителя по поручению, ведет протоколы и другие документы, фиксирующие ход и результаты встреч и заседаний. 2.4. Контроль и координация Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия приказов, распоряжений и поручений руководителя, а также за соблюдением сроков их выполнения. Доводит до сведения работников структурных подразделений указания и распоряжения руководства. Координирует взаимодействие между подразделениями предприятия по поручению руководителя. 2.5. Организация поездок и приема посетителей Организует командировки и служебные поездки руководителя: заказывает билеты, бронирует гостиницы, оформляет необходимые документы. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Записывает посетителей на личный прием к руководителю. 2.6. Информационно-аналитическая поддержка Собирает, обрабатывает и структурирует необходимую информацию по поручению руководителя. Готовит и предоставляет руководителю аналитические, информационные и справочные материалы, краткие обзоры, доклады. 2.7. Выполнение поручений Выполняет отдельные служебные (рабочие и личные) поручения руководителя. Участвует в реализации отдельных проектов руководителя (например, выбор подрядчиков, поиск поставщиков). 3. Права Помощник руководителя имеет право: 3.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений и сотрудников предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.2. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по совершенствованию организации труда и документооборота. 3.3. Требовать от руководителя и сотрудников предприятия содействия в исполнении возложенных на него обязанностей и предоставления необходимых организационно-технических условий. 3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности. 3.5. Повышать свою квалификацию в установленном порядке. 4. Ответственность Помощник руководителя несет ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных административным, гражданским и уголовным законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.4. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, и конфиденциальной информации, ставшей известной в процессе работы. 5. Требования к квалификации 5.1. Образование: высшее профессиональное образование (бакалавриат). 5.2. Опыт работы: рекомендуется стаж работы по специальности не менее 1–3 лет. 5.3. Профессиональные навыки: уверенное владение ПК, офисным пакетом программ (Word, Excel, PowerPoint); знание программ 1С (желательно); навыки делового общения и ведения переговоров; навыки планирования и организации рабочего времени; способность работать в режиме многозадачности. 5.4. Личные качества: высокая исполнительность, ответственность, организованность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение быстро обучаться. -Прием звонков заместителя директора и генерального директора -Исполнение поручений генерального директора -Работа по подбору кадров -Составление документов (договора, письма, акты) -Отгрузочные документы на прицепы (с обучением) -Поиск и выставление счетов на материалы, комплектующие -Поиск подрядчиков на авито и других ресурсах -Ведение документооборота -Ведение базы данных обращений -Регистрация деклараций о соответствии (с обучением) Требования: - Желательно Высшее техническое образование (желательно навыки инженера, технолога, техника) - Опыт работы с документами, скорость печати на компьютере 120-240 знаков в минуту - Аналитические способности, способность принимать самостоятельно оптимальные решения в пределах полномочий - Практическое знакомство с бережливым производством - Способность к планированию, стремление занять должность начальника отдела управления или заместителя генерального директора - Опыт ведения деловой переписки на всех уровнях, общая грамотность -Умение работать в режиме многозадачности - Хорошее здоровье, уровень когнитивных функций Условия: - Предприятие транспортного машиностроения. - Завод по производству транспортных средств, узлов и агрегатов. - Работа на территории работодателя. - Пятидневная рабочая неделя. - Оформление официальное (Трудовой договор). - Частичная компенсация дорожных расходов. Бесплатное горячее питание (обед)