Специалист по документообороту
Описание
Обязанности: Предварительно рассматривать и сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые. Осуществлять регистрацию документооборота Общества (бумажного и электронного), своевременную обработку входящей и исходящей корреспонденции, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Проводить анализ и оптимизацию существующих схем документооборота с целью повышения их эффективности и сокращения временных затрат. Осуществлять прием и обработку входящей корреспонденции в бумажном и в электронном виде, обеспечивать классификацию и маршрутизацию документов в СЭД. Осуществлять обработку и отправку исходящей корреспонденции в бумажном и в электронном виде, обеспечивать классификацию и маршрутизацию документов в СЭД. Сортировать корреспонденцию по критериям необходимости регистрации, включая первичную проверку комплектности и корректности оформления, регистрацию требуемой корреспонденции. Осуществлять контроль за своевременным исполнением поручений, данных руководством по поступившим документам, взаимодействовать с исполнителями по вопросам соблюдения регламентных сроков. Осуществлять проверку правильности оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело. Контролировать своевременность подшивки документов в дело и правильность оформления дел. Регистрировать документы и вести электронную базу данных документов в СЭД, обеспечивать оперативный поиск и предоставление информации по запросам. Осуществлять получение и отправку корреспонденции через местное отделение Почты России, а также курьерскую отправку и доставку корреспонденции, при необходимости осуществлять контроль за статусом доставки. Участвовать в проектах по внедрению и развитию систем электронного документооборота, тестированию новых функционалов и помощи пользователям. Консультировать сотрудников Общества по вопросам работы с документами, соблюдения требований делопроизводства и работы в СЭД. Осуществлять подготовку документов к передаче на архивное хранение, составление описей дел, участие в процедуре уничтожения документов с истекшим сроком хранения в соответствии с установленными правилами Общества. Требования: Высшее/ среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование, со стажем работы в сфере делопроизводства и документооборота не менее 2 лет. Необходимо знать: законы РФ, постановления, приказы и иные нормативно-правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения Общества; систему организации и правила ведения делопроизводства; стандарты и унифицированные формы организационно-распорядительной документации; схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив; системы организации контроля за исполнением документов; порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства (MS Office на уровне уверенного пользователя, почтовый сервис Outlook, браузеры, навыки работы с корпоративными мессенджерами, платформами для видеоконференций, облачными хранилищами); системы электронного документооборота (СЭД) и принципы их функционирования; методы обеспечения информационной безопасности и защиты данных; оргтехнику и иные технические средства труда; правила ведения деловой переписки; нормы этики делового общения; правила речевого этикета; а еще быть приветливым и доброжелательным ))) Условия: Официальное трудоустройство по ТК РФ; Полная занятость, график работы Пн.- Чт. с 9.00 ч. до 18.00 ч.; в Пт с 09.00 до 17.00. Перерыв на обед 48 мин. Корпоративная мобильная связь; ДМС со стоматологией после испытательного срока; Очень комфортный офис в центре города; Наличие в офисе кафе и комнаты приема пищи; Дружный коллектив и веселая корпоративная жизнь.