Администратор / координатор офиса
Обязанности
ГЛАВНЫЙ ПРИНЦИП: задача считается выполненной не тогда, когда информация передана, а тогда, когда получен необходимый результат. ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ 1. Клиенты и коммуникации: Звонки и посетители; клиентские чаты и мессенджеры; деловая переписка; уведомления и рассылки; запрос документов и информации; передача задач ответственным сотрудникам и контроль результата. Продаж нет. 2. Документы: Входящая/исходящая корреспонденция; договоры, доп.соглашения, доверенности, письма и приказы по шаблонам; контроль подписания и возврата; сканирование, систематизация и архив; Почта России и курьеры. 3. Координация команды: Фиксация поручений и дедлайнов; контроль незакрытых вопросов; напоминания сотрудникам; табель рабочего времени; графики, отпуска и отсутствие сотрудников; своевременная эскалация проблем руководителю. 4. 1С и первичная документация: Простые операции в 1С 8.3; понимание счетов, актов, УПД, накладных и доверенностей. Администратор не выполняет функцию бухгалтера. 5. Офис: Оргтехника, канцелярия и расходники; переговорная; организация порядка; встреча гостей; взаимодействие с подрядчиками и сервисами. 6. Помощь руководителям: Организационные поручения; поиск и структурирование информации; помощь в подборе персонала и организации собеседований; координация внутренних проектов; организационная помощь по Telegram/Instagram. КАКОЙ РЕЗУЛЬТАТ МЫ ЖДЕМ ОТ АДМИНИСТРАТОРА Задачи - Поручения зафиксированы в Битрикс24, сроки и ответственные контролируются, незакрытые вопросы не теряются. Клиенты - Запрос принят, передан ответственному, клиент получает обратную связь. Документы - Документы подготовлены, подписаны, возвращены и находятся в понятной системе. Команда - Администратор знает, где есть задержка, и добивается решения до возникновения проблемы. Руководитель - Не должен помнить за администратора о письмах, документах, звонках и организационных дедлайнах. Офис - Все необходимое для ежедневной работы организовано заранее, а не после возникновения проблемы.
Требования
• Опыт администратором, офис-менеджером, координатором или ассистентом руководителя от 2-3 лет. • Грамотная устная и письменная речь, деловая переписка и высокий уровень клиентского сервиса. • Опрятный, ухоженный внешний вид, аккуратность и соответствие деловому стилю компании; умение профессионально и доброжелательно представлять АМГ при встрече клиентов и партнеров. • Уверенное знание Битрикс24: задачи, сроки, ответственные, комментарии и контроль исполнения; уверенный Word/Excel, электронная почта и мессенджеры; базовые знания 1С 8.3. • Понимание первичной документации: счет, акт, УПД, накладная, доверенность. • Умение работать с большим потоком информации, расставлять приоритеты и быстро переключаться. • Системность: фиксировать задачи, контролировать сроки и доводить поручения до закрытия. • Самостоятельность: сначала искать решение, а не ждать инструкции на каждый шаг. • Умение корректно, но настойчиво получать результат от сотрудников и клиентов. • Готовность осваивать автоматизацию и использовать ИИ для писем, таблиц, инструкций и обработки информации. • Ответственность, внимательность, инициативность и спокойная реакция на новые задачи. ВАЖНО Нам не подойдет подход: "я написала - мне не ответили", "я передала - дальше не моя задача". Нам нужен человек, который работает по цепочке: зафиксировала организовала проконтролировала получила результат закрыла задачу.
Условия
• Заработная плата 75 000-100 000 - итоговый уровень зависит от опыта, самостоятельности и зоны ответственности. • Официальное трудоустройство; испытательный срок до 3 месяцев. • График 5/2, с 9:00 до 18:00; работа в офисе. В отдельные периоды возможны срочные задачи. • Премирование по результатам работы. • Обучение внутренним процессам АМГ и современным инструментам автоматизации. • Работа напрямую с руководителями компании, возможность профессионального и карьерного роста. • Наличие автомобиля и водительских прав категории B - преимущество, но не обязательное условие. • Уютный офис и дружный коллектив