Операционный ассистент руководителя (e-commerce)
Описание
Мы — команда в сфере электронной коммерции, развиваем продажи мужской и женской одежды на Ozon и Wildberries. Занимаемся развитием ассортимента, продвижением товаров, аналитикой продаж и улучшением внутренних процессов. Работаем полностью удалённо и активно используем современные сервисы и ИИ-инструменты. Сейчас команда растёт, поэтому ищем человека, который поможет системно организовывать работу и поддерживать дальнейшее развитие компании.Ищем системного и самостоятельного ассистента руководителя в небольшую удалённую команду e-commerce бизнеса.Это не классическая работа личного помощника и не только рекрутинг.Основная задача — помогать руководителю держать под контролем работу команды, задачи, дедлайны и договорённости, участвовать в найме сотрудников, а в свободное от найма время — самостоятельно решать различные рабочие задачи руководителя.Что нужно будет делать:1. Контролировать задачи сотрудниковежедневно проверять задачи команды в YouGile;следить, чтобы у каждой задачи был понятный результат, ответственный и срок;контролировать просроченные задачи;напоминать сотрудникам о сроках и получать конкретный новый дедлайн, если задача переносится;проверять закрытые задачи: действительно ли задача выполнена, есть ли ссылка, файл, скриншот или другой подтверждённый результат;возвращать задачи на доработку, если результат оформлен некорректно;следить, чтобы задачи не зависали и не терялись;контролировать ежедневную и еженедельную отчётность сотрудников;фиксировать нарушения сроков и повторяющиеся проблемы.2. Разбирать совещанияработать с записями и транскрипциями Zoom-встреч;при необходимости прогонять транскрипцию через ChatGPT/ИИ;выделять из совещаний решения, задачи, ответственных и сроки;переносить задачи в YouGile;проверять, что сотрудники подтвердили задачи и поставили сроки;следить, чтобы договорённости после встреч не терялись.3. Помогать с наймом сотрудниковразмещать и обновлять вакансии;разбирать отклики;отправлять кандидатам анкеты;вести таблицу кандидатов;проводить первичные короткие собеседования;делать транскрипции собеседований и анализировать их через ChatGPT;отправлять тестовые задания;контролировать прохождение кандидатом всех этапов;отбирать лучших кандидатов для финального интервью с руководителем;помогать с первичным вводом нового сотрудника в работу.4. Помогать руководителю решать рабочие задачиКогда активного найма немного, значительная часть времени будет посвящена различным задачам руководителя.Например:найти нужную информацию в интернете;изучить несколько вариантов решения вопроса и сделать краткую выжимку;сравнить сервисы, подрядчиков, предложения или условия;найти поставщика или исполнителя;найти дизайнера, программиста, специалиста по рекламе, юриста или другого подрядчика;запросить у нескольких подрядчиков цены и условия;собрать предложения в таблицу и предложить лучшие варианты;найти нужный сервис или инструмент;разобраться, как выполнить новую задачу;использовать ChatGPT и другие AI-инструменты для поиска решения;подготовить черновик документа, инструкции, таблицы или сообщения;выполнить небольшое интернет-исследование;собрать информацию из разных источников и дать руководителю готовый вывод, а не просто ссылки.Например, руководитель может написать:«Найди 5 компаний, которые могут сделать такую упаковку, узнай цены и сроки и выбери три лучших».И задача ассистента — самостоятельно пройти весь путь до понятного результата.Или:«Нужно понять, как решить вот эту проблему. Изучи варианты, прогони через ИИ, найди специалистов, если нужно, и предложи мне решение».Мы ищем человека, которому можно передать проблему, а не только пошаговую инструкцию.Какой человек нам нужен:любит порядок и системность;внимательно относится к деталям;способен работать с задачами, таблицами и большим количеством информации;не боится писать сотруднику второй и третий раз, если он не дал ответ;умеет корректно, но настойчиво добиваться результата;самостоятельно ищет решение, если чего-то не знает;умеет пользоваться поиском;умеет отличать полезную информацию от мусора;не просто пересылает руководителю ссылки, а изучает их и делает вывод;умеет пользоваться ChatGPT или готов активно его использовать;может самостоятельно разобраться с новым сервисом;умеет структурировать информацию;хорошо пишет по-русски;спокойно относится к повторяющимся задачам;умеет доводить начатое до конца.Особенно важное качество:«Мне дали задачу → я разобрался → нашёл варианты → проверил → получил результат → вернулся с готовым ответом».Будет преимуществом опыт:менеджер маркетплейсов;бизнес-ассистентом;ассистентом руководителя;координатором проектов;операционным ассистентом;HR-ассистентом;рекрутером;администратором онлайн-проекта;координатором отдела продаж.Плюсом будет опыт:YouGile;Trello / Kaiten / Asana / ClickUp / Битрикс24;Google Таблицы;Telegram;Zoom;ChatGPT / Claude / Gemini;HH.ru.Кто не подойдёт:не любит напоминать людям;считает, что один раз сказать сотруднику достаточно;боится неудобных вопросов;быстро устаёт от таблиц;теряет детали;ждёт пошаговых инструкций;при первой сложности возвращает задачу руководителю;хочет заниматься только творческими задачами;хочет совмещать с несколькими полноценными проектами;просто собирает информацию, но не анализирует её.Условия:полностью удалённая работа;полная занятость;график 5/2;работа преимущественно по московскому времени;50 000 ₽ на старте;после испытательного срока — 60 000 ₽;в дальнейшем возможен дополнительный KPI;работа напрямую с руководителем;YouGile, Telegram, Google Таблицы, Zoom и AI-инструменты;возможность со временем вырасти в операционного менеджера / координатора команды.Главный результат работы:Руководителю не приходится самостоятельно постоянно спрашивать:«Кто сделал задачу?»«Почему нет срока?»«Что решили на совещании?»«Почему задача просрочена?»«Что с кандидатом?»«Кто-нибудь уже нашёл подрядчика?»Ассистент сам держит эти вопросы под контролем и приходит с понятным статусом или готовым решением.