Офис-менеджер / административный координатор
Описание
Наша команда в поиске проактивного и супер-организованного офис-менеджера - универсального координатора, которому можно поручить задачу любого уровня сложности и быть уверенным: она будет доведена до результата «под ключ» без постоянных напоминаний. Немного о нас: ООО «Реставрация XIX век» - команда специалистов по реставрации объектов культурного наследия с опытом работы более 10 лет. Что мы предлагаем: • Доход: стабильный и своевременный уровень заработной платы (оклад + KPI). • График работы: 5/2 с 10:30 до 17:30 • Рабочее место: комфортный, оборудованный всем необходимым офис. • Инструменты: предоставим доступ к необходимым ИИ-сервисам и рабочим программам. • Атмосфера: адекватное руководство, всесторонняя поддержка на этапе адаптации и уважение к вашим инициативам. • Развитие: возможность проявить самостоятельность и стать ключевым человеком в операционных процессах компании. Чем предстоит заниматься: • Жизнеобеспечение офиса: закупка канцелярии, воды и расходников; контроль порядка; организация работы оргтехники, клининга и курьеров; подготовка переговорных. • Документооборот и корреспонденция: прием, отправка и систематизация документов, контроль возврата оригиналов, подготовка писем и приказов, ведение реестров и работа с первичкой. • Логистика и транспорт: организация любых перевозок (от курьера до грузового авто), поиск и сравнение вариантов по цене и срокам, контроль доставки до фактического финала. • Тревел поддержка и командировки: оперативный подбор и бронирование билетов, квартир и гостиниц для сотрудников и выездных бригад по всей России, сбор чеков и отчётных документов. • Административная поддержка: выполнение операционных поручений руководителя, поиск и анализ информации, сбор коммерческих предложений, подготовка выжимок и отчетов, фиксация и контроль расходов. Что важно для нас: • Обязательная компетенция - свободное владение ChatGPT и ИИ-инструментами: • Умение использовать ChatGPT как полноценный рабочий инструмент: грамотно составлять промты, готовить и редактировать деловые письма, проверять документы на ошибки, составлять таблицы и чек-листы, сравнивать предложения подрядчиков/транспорта/билетов и готовить краткие выжимки для руководителя. • Понимание главного принципа: ИИ помогает сделать задачу быстрее и качественнее, но ответственность за итоговый результат лежит на сотруднике (обязательна личная проверка дат, сумм, реквизитов и фамилий перед передачей руководителю). • Опыт работы от 2 лет на позициях офис-менеджера, администратора, помощника руководителя или координатора (опыт в сфере строительства, производства или логистики будет преимуществом). • Главный подход к работе: «Поставили задачу → понял суть → применил инструменты (включая ChatGPT) → лично проверил результат → довел до конца». При возникновении сложностей вы приходите к руководителю с 2–3 готовыми альтернативными решениями. • Высокая самоорганизация, грамотная речь, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и быстро переключаться между задачами. • Уверенное владение ПК: Word, Excel, сервисы бронирования и доставки, мессенджеры, оргтехника. • Будет плюсом: опыт работы в Битрикс24/CRM, базовое понимание первичной бухгалтерской документации. Если вы узнали себя в этом описании и умеете доводить задачи до результата - мы ждем именно вас! Мы предлагаем адекватное руководство, современные инструменты и работу, где ваш вклад действительно виден и ценен. Жмите «Откликнуться» - с удовольствием изучим ваше резюме и пригласим на интервью!