Делопроизводитель в юридический отдел
Описание
Обязанности: Регистрация и учет документов Осуществляет прием, регистрацию и учет входящей, исходящей и внутренней документации (договоров и к ним относящихся документов) юридического отдела. Заводит документы в электронную систему документооборота (программу учета документов). обеспечивает корректное отражение информации о документах в системе. Проверка правильности оформления документов Проверяет правильность реквизитов документов (дата, номер, наименование организации, подписи, печати, приложения). Контролирует соответствие документов установленным требованиям делопроизводства и внутренним регламентам. Информирует сотрудников юридического отдела о выявленных ошибках и необходимости корректировки документов. Подготовка документов на подпись Формирует пакеты документов для передачи на подпись руководителю или уполномоченным лицам. Проверяет полноту комплекта документов, наличие необходимых приложений и виз согласования. Обеспечивает своевременную передачу документов на подпись и контролирует их возврат после подписания. Работа с системой документооборота Вносит сведения о документах, этапах согласования и подписания в электронную систему. Обновляет статусы документов и контролирует корректность данных в системе. Осуществляет выгрузку подписанных документов . Организация хранения документов Обеспечивает систематизацию документов (как в бумажном, так и в электронном виде). Подготавливает документы для передачи в бухгалтерию. Контроль сроков исполнения Отслеживает сроки рассмотрения и исполнения документов. Взаимодействие с сотрудниками Оказывает сотрудникам юридического отдела методическую помощь по вопросам оформления документов. Взаимодействует с другими подразделениями организации по вопросам документооборота. Выполнение поручений Выполняет иные поручения руководителяТребования: Профессиональные знания Знание требований к оформлению организационно-распорядительных и юридических документов. Понимание структуры реквизитов документов и правил их проверки. Навыки регистрации, учета и систематизации документов. Базовое понимание юридической документации (договоры, приложения, письма, служебные записки). Личные качества Внимательность к деталям. Аккуратность и системность в работе с документами. Ответственность и исполнительность. Организованность и умение работать с большим объемом информации. Навыки деловой коммуникации и взаимодействия с сотрудниками. Навыки работы с программами Уверенное владение офисными программами (MS Word, Excel, Outlook или аналогами). Опыт работы в электронных системах документооборота (1С, Битрикс или аналоги) или корпоративных программах регистрации документов. Навыки работы с электронными архивами и базами данных документов. Условия: Устройство по ТК РФ; Новый, современный, просторный офис в р-не ст.м. Девяткино (10 минут пешком от метро, есть корпоративная развозка); У БЦ есть бесплатная парковка/велопарковка; Оклад + премия, моб. связь; На территории бизнес-центра есть ресторан, а также комната для приема пищи со всем необходимым оборудованием; Частичная компенсация питания в ресторане; График работы 5/2, сб., вс.- выходной. 1 час - перерыв на обед, начало рабочего дня с 8.00 либо с 9.00 (на Ваше усмотрение);