Руководитель подразделения методологии и делопроизводства
Описание
Обязанности: Организация системы документооборота Управление полным циклом обработки документов: прием, регистрация, распределение, контроль исполнения, отправка, хранение (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные документы); Обеспечение единых стандартов оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, инструкцией по делопроизводству банка и требованиями регулятора; Организация работы канцелярии, экспедиции, курьерской службы (в части документов); Методологическое обеспечение и разработка нормативных документов в том числе по делопроизводству, документообороту, бизнес-процессам); Обеспечение единства методологии описания бизнес-процессов, внедрение процессного подхода (нотации BPMN, IDEF0, EPC или аналогичные); Ведение реестра внутренних нормативных документов, контроль их актуальности, своевременное внесение изменений; Методическая поддержка подразделений банка по вопросам документооборота и применения внутренних нормативных актов;Контроль исполнительской дисциплины Организация системы контроля исполнения поручений руководства, приказов, распоряжений, протоколов совещаний, обращений граждан и организаций; Мониторинг сроков исполнения документов, формирование отчетности по исполнительской дисциплине для руководства банка; Внедрение и сопровождение автоматизированных систем контроля исполнения (СЭД, BPM-платформы); Анализ причин нарушений сроков, разработка мер по повышению исполнительской дисциплины; Управление архивным делом Организация архивного хранения документов в соответствии с требованиями законодательства (ФЗ «Об архивном деле», Перечень типовых управленческих архивных документов); Формирование дел, экспертиза ценности, подготовка к передаче в архив, обеспечение сохранности; Организация уничтожения документов с истекшими сроками хранения; Взаимодействие с государственными архивными органами при необходимости. Автоматизация и цифровизация документооборота Организация перехода на юридически значимый электронный документооборот (внутренний и внешний с контрагентами, госорганами); Оптимизация процессов обработки документов за счет автоматизации, роботизации (RPA) и применения систем распознавания (OCR); Обучение пользователей работе в СЭД, разработка инструкций и регламентов; Взаимодействие с подразделениями и внешними контрагентами Координация работы с юридическим департаментом, службой безопасности, ИТ-подразделением, комплаенс по вопросам документооборота и методологии; Организация документооборота с Банком России, налоговыми органами, судами, другими государственными органами и контрагентами; Участие в проектах по внедрению новых продуктов и процессов в части документационного обеспечения; Представление интересов банка при проверках (внутренний аудит, внешний аудит, ЦБ РФ) по вопросам делопроизводства и методологии. Отчетность и аналитика Подготовка регулярной отчетности для руководства банка: объем документооборота, сроки обработки, исполнительская дисциплина, статус автоматизации; Анализ эффективности процессов ДОУ, выявление узких мест, внесение предложений по оптимизации; Мониторинг изменений законодательства и нормативных актов в сфере делопроизводства и архивного дела, внедрение необходимых обновлений. Требования: Глубокое знание законодательства РФ в области делопроизводства и архивного дела: ГОСТ Р 7.0.97-2016, ФЗ «Об архивном деле», правила работы с персональными данными (152-ФЗ), требования к юридической силе электронных документов (63-ФЗ «Об электронной подписи»); Знание нормативных актов Банка России в части документооборота, отчетности, внутреннего контроля; Навыки работы с СЭД, знание функциональных возможностей популярных платформ (Directum, DocsVision, 1С:Документооборот, ELMA, Alfresco); Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), системы электронного документооборота. Условия: Трудоустройство по ТК РФ, оформление с первого дня; График 5/2 с 9.00 до 18.00, пятница сокращенная, до 16.45; Достойный доход; ДМС со стоматологией.