Бизнес ассистент руководителя
Описание
Кандидата приглашает компания - поставщик расходных материалов для производственных предприятий. Обязанности: • определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации, в т.ч. в кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;• выбирать и оформлять планировщик;• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;• составлять план поездки руководителя;• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;• оформлять командировочные документы;• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;• управлять конфликтами;• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий;• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;• подготавливать и оборудовать стол для переговоров/совещаний и рабочие места участников совещания ( в т.ч. и кофе-брейки);• соблюдать правила делового этикета и протокола;• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде; • осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета, правил русского языка и документооборота;• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;• использовать современные технические средства в области скоростного письма;• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы) и офисной техникой(принтер, сканер);• редактировать текст документов( в т.ч. делать анализ и оценку выводов и рекомендаций);• применять вычислительную технику и информационные технологии;• работать с большим объемом информации; Требования: Высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации. • функции самоменеджмента;• принципы и правила планирования рабочего времени;• методы постановки целей;• правила проведения деловых переговоров;• правила деловой переписки и делового этикета;• правила защиты конфиденциальной служебной информации;• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);• порядок подготовки и проведения командировок;• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;• деловой протокол• правила организации приема посетителей; • комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;• системы скоростного письма; • правила формирования и использования баз данных;• современные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения, систематизации и передачи информации;• правила работы с внешними носителями информации;• справочные правовые системы;• правила составления и оформления документов;• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;• системы электронного документооборота, базы данных. Условия: 5/2 Полный рабочий день, с 9 до 18 часов. ТК РФ ЗП 150 000 руб. Квартальные премии по результатам работы возможны.