Делопроизводитель — помощник руководителя (координатор)
Описание
Обязанности: Документооборот и делопроизводство Ведение входящей и исходящей корреспонденции: приём, регистрация, распределение, контроль исполнения. Подготовка, оформление и отправка писем, служебных записок, запросов, ответов на претензии. Формирование и ведение архива документов (электронного и бумажного). Работа с первичной документацией: договоры, счета, счета-фактуры, акты, накладные. Кадровое делопроизводство Ведение кадровой документации: приказы, трудовые договоры, личные карточки, табели, заявления. Ведение таблиц по сотрудникам (списки, допуски, контакты, статусы). Взаимодействие с бухгалтерией Обеспечение первичной бухгалтерии в офисе: сбор, проверка и передача документов главному бухгалтеру. Запрос счетов у поставщиков, контроль поступления и оплаты. Поддержание постоянной связи с главным бухгалтером по текущим вопросам. Координация и делегирование Приём задач от руководителя, декомпозиция и делегирование их удалённым сотрудникам. Контроль исполнения поручений, ведение статусов задач. Организация коммуникации между подразделениями и внешними контрагентами. Административная поддержка Поиск информации в интернете, подготовка справок и сводок. Помощь в заполнении форм, заявок, анкет. Выполнение разовых поручений руководителя Требования: Обязательные Уверенный пользователь ПК: MS Word, Excel (таблицы, формулы), Google-документы, почта. Базовое понимание юриспруденции: виды документов, реквизиты, порядок оформления писем и договоров. Базовое понимание бухгалтерии: назначение первичных документов (счёт, счёт-фактура, акт, накладная, УПД). Навыки работы с кадровыми документами. Грамотная устная и письменная речь. Внимательность, ответственность, умение работать с большим объёмом информации. Желательные Опыт работы делопроизводителем, секретарём, офис-менеджером или помощником руководителя от 1 года. Знание программ 1С (на уровне пользователя). Опыт координации удалённых сотрудников. Условия: Высокая самоорганизация и инициативность (руководитель часто не в офисе — важно работать самостоятельно). Исполнительность и умение доводить задачи до результата. Коммуникабельность, умение чётко ставить задачи другим. Способность работать в условиях многозадачности. Доброжелательность, готовность «подхватить» любую задачу.