Персональный ассистент генерального директора (Executive Assistant)
Описание
Мы в поиске Персонального ассистента (Executive Assistant) для генерального директора в Санкт-Петербурге. Ищем человека, который станет надежной правой рукой руководителя, возьмет на себя администрирование рабочих процессов, работу с информацией и организационные вопросы. Основные задачи: Календарь и планирование рабочего дня: Ведение и оперативное управление насыщенным рабочим расписанием руководителя (встречи, звонки, совещания). Быстрая перестройка графика и приоритетов в условиях динамичных изменений. Координация взаимодействия с руководителями направлений, ключевыми партнерами и контрагентами. Работа с информацией, документами в том числе с использованием ИИ: Сбор, проверка и аналитическая обработка информации по запросу руководителя; подготовка презентаций и отчетов (MS Excel, MS PowerPoint). Использование ИИ-инструментов для повышения эффективности: транскрибация встреч, структурирование данных, формирование резюме (follow-up). Фиксация результатов встреч и договоренностей: ведение протоколов, выделение ключевых решений, назначение ответственных и контроль сроков. Ведение делопроизводства, работа с входящими документами и корреспонденцией на подпись генеральному директору. Организация поездок и мероприятий (Travel Support): Полная организация деловых поездок и командировок: бронирование билетов, отелей, трансферов, составление детальных маршрутов. Оперативное решение форс-мажорных ситуаций при изменении планов в поездках. Подготовка переговоров и встреч (организационная и техническая поддержка). Административная поддержка и поручения: Поиск подрядчиков, товаров и услуг, проверка вариантов и предоставление руководителю готовых решений. Выполнение рабочих и периодических личных поручений генерального директора. Контроль исполнения поставленных задач и доведение всех организационных вопросов до финала. Ожидания от кандидатов: Опыт работы: от 3 лет в роли персонального ассистента / Executive Assistant первого лица компании. Иностранные языки: Разговорный английский язык — от Upper-Intermediate (B2) и выше. Уверенная устная речь и грамотная деловая переписка для свободного проведения звонков, онлайн-встреч и решения организационных вопросов с зарубежными партнерами, отелями, сервисами и контрагентами. Цифровые навыки: продвинутый пользователь MS Office (Excel, PowerPoint). Практический опыт применения ИИ-инструментов (ChatGPT и аналогов) для транскрибации, обработок текстов и подготовки аналитики. Управление календарем: успешный опыт работы с плотным, динамично меняющимся графиком и сложными командировками. Личные и деловые качества: Здравый смысл и автономия: умение работать в условиях неполных вводных, задавать точные вопросы и самостоятельно находить эффективные решения. Проактивность: способность думать на несколько шагов вперед и предугадывать потребности руководителя. Многозадачность и высокий EQ: умение удерживать в фокусе множество контекстов, сохраняя спокойствие и высокую скорость работы при смене приоритетов. Внимание к деталям: привычка перепроверять факты, надежность и соблюдение конфиденциальности. Мы предлагаем: Стабильность: официальное трудоустройство, «белая» заработная плата (выплаты 2 раза в месяц). Забота о здоровье: полис ДМС со стоматологией после прохождения испытательного срока. Комфортный офис: современный бизнес-центр в Санкт-Петербурге в пешей доступности от метро. Формат работы: на этапе адаптации — преимущественная работа из офиса в СПб для погружения в процессы и синхронизации с руководителем; в дальнейшем возможен более гибкий/гибридный график под задачи ГД. Техника и сервисы: предоставляем корпоративную технику, компенсируем мобильную связь, даем корпоративные скидки на онлайн-изучение английского языка. Развитие: возможность участия в программах обучения и профессиональных конференциях за счет компании. Будем рады обсудить возможности совместного сотрудничества!