Бизнес-ассистент / ассистент руководителя

Описание

Бизнес-ассистент / ассистент руководителя Москва-Сити, 5/2, офис, полная занятость, ненормированный рабочий день О роли Мы — группа компаний с несколькими направлениями. Ищем бизнес-ассистента для собственника бизнеса, который возьмёт на себя операционную поддержку сразу нескольких направлений и часть личных задач. Это не работа «принеси кофе». Это позиция для человека, который умеет держать в голове десяток параллельных процессов, доводить задачи до результата и не терять детали. Чем предстоит заниматься Подготовка и сопровождение коммерческих предложений, их актуализация, согласование расчётов с бухгалтерией, документооборот. Ведение реестров сделок, поставок, смет и архива документации. CRM и данные Работа в Битрикс24: заведение сделок, актуализация статусов, загрузка тендерной и коммерческой документации, контроль этапов реализации сделок. Ведение рабочих таблиц и отчетов. Клиентский тревел-сервис для группы компаний. Обработка входящих заявок, консультирование по отелям и условиям размещения, запросы на бронирование, получение подтверждений, выставление счетов и контроль оплат. Ведение базы бронирований и ежемесячная сверка с бухгалтерией. Логистика и командировки. Организация доставок по сделкам через транспортные компании. Оформление командировок сотрудников: билеты, гостиницы, регистрация на рейсы, сбор закрывающих документов после поездки. Поддержка руководителя. Ведение календаря встреч и поездок, протоколы еженедельных планёрок с фиксацией задач и ответственных, личные поручения (бронирование ресторанов, подарки партнёрам, организация поездок). Дополнительно. Подготовка и обновление презентационных материалов, ведение телеграм-канала (тексты и иллюстрации), деловая переписка с партнёрами и подрядчиками. Что для нас важно • Опыт работы ассистентом, офис-менеджером, координатором или в клиентском сервисе от 1–2 лет • Уверенное владение Google Sheets и Google Docs (формулы, сводные, работа с большими таблицами) • Навыки работы с ИИ (ChatGPT, Claude и другие) • Грамотная письменная речь: вы сами составляете деловые письма и документы, а не просите проверить • Готовность работать в CRM (если это Битрикс24 — отлично, если другая — научим) • Внимание к деталям: в счетах, датах, реквизитах и суммах ошибки недопустимы • Умение переключаться между направлениями и держать статус по каждому • Понимание конфиденциальности: через вас проходят коммерческие и личные данные Условия • График в офисе 5/2, с 10:00 до 19:00 в Москва-Сити, ненормированный рабочий день и неделя по необходимости • Условия оплаты и бонусы по итогам собеседования • Прямое подчинение собственнику бизнеса, быстрые решения без бюрократии Перспектива • Быстрое формирование бизнес-навыков, развитие, рост • Возможность работы не только за зарплату, но и проектные доходы • По мере развития - руководящие позиции внутри группы компаний Как откликнуться Пришлите резюме и коротко ответьте на вопрос: опишите ситуацию, когда вам приходилось вести несколько параллельных проектов одновременно. Как вы не теряли задачи?