Помощник руководителя
Описание
Обязанности: Тайм-менеджмент (составление, планирование, ведение календаря) руководителя, информирование его о совещаниях, сроках, встречах. Подготовка к встречам, совещаниям: сбор необходимых материалов, справок и документов по повестке оповещение участников о месте и времени проведения. Ведение протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений. Фиксация поручений сотрудникам, контроль сроков исполнения, коммуникация между руководством и сотрудниками. Организация и контроль служебных командировок (проездные документы, размещение, трансфер и т.д.). Ведение электронного и бумажного документооборота компании в полном объеме (прием/отправка, регистрация, сортировка входящей/исходящей корреспонденции, архивация). Ведение деловой переписки от имени руководителя и компании. Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования документов, представляемых на подпись руководителю. Прием и распределение входящих звонков. Организация работы офиса: телефония, интернет, рабочие места, взаимодействие с подрядчиками. Встреча посетителей, партнёров, подрядчиков; предоставление им необходимой информации. Взаимодействие с курьерскими службами. Разработка внутренней нормативной документации в рамках своей деятельности. Участие в организации корпоративных мероприятий. Выполнение поручений руководства, в т.ч. выездного характера. Требования: Среднее специальное образование; высшее - предпочтительно, юридическое - дополнительный плюс. Опыт работы офис-менеджером, секретарем, референтом или личным помощником руководителя - более 6 лет. Обязателен опыт работы в строительной, проектной компании или у технического заказчика. Опыт ведения календаря первого лица компании и организации его рабочего дня. Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, PDF), офисной оргтехники, опыт работы в 1С:Документооборот – будет дополнительным плюсом. Грамотная устная и письменная русская речь, деловой внешний вид (наличие актуального фото в резюме обязательно). Дисциплинированность, стрессоустойчивость, дискретность (работа с конфиденциальной информацией). Проактивность, умение предугадывать потребности руководителя и находить решения в нестандартных ситуациях. Условия: График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00. Работа в стабильной, динамично развивающейся компании. Возможности для профессионального и карьерного развития. Офис: м. Лесная / м. Выборгская.