Офис-менеджер
Описание
Чем предстоит заниматься: Административно-хозяйственная деятельность (АХО): Полное жизнеобеспечение офиса: заказ канцелярии, воды, продуктов, расходных материалов для оргтехники; Взаимодействие с арендодателем и сервисными службами (клининг, мелкий ремонт, электрики); Организация рабочих мест для новых сотрудников (подготовка стола, кресла, пропуска, учетной записи); Управление материально-техническими ценностями: инвентаризация имущества, списание старой мебели и техники; Оптимизация расходов на содержание офиса (поиск выгодных поставщиков канцтоваров и бытовой химии). Travel-поддержка и логистика: Организация деловых поездок руководителя и сотрудников: покупка авиа- и ж/д билетов, бронирование отелей, трансферов; Оформление виз, страховок, приглашений и ваучеров для заграничных командировок; Заказ такси через корпоративные сервисы, составление оптимальных маршрутов передвижения. Документооборот и работа с корреспонденцией: Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (бумажной и электронной), распределение писем адресатам; Работа в системах электронного документооборота (ЭДО); Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, типовых договоров; Отправка и получение почты (Почта России, курьерские службы СДЭК и т.д.), отслеживание трек-номеров. Организационная поддержка встреч и мероприятий: Организация внутренних мероприятий: поздравления сотрудников с днем рождения, корпоративы; Встреча посетителей и гостей компании, организация зоны ожидания, предложение напитков (чай/кофе); Бронирование переговорных комнат и организация онлайн-конференций (Zoom). Требования к кандидату Образование: Среднее специальное или высшее (непрофильное допускается). Опыт работы: От 1 года до 3 лет в аналогичной должности (офис-менеджер, администратор, секретарь, персональный ассистент). Профессиональные навыки (Hard skills): Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook); Грамотная устная и письменная речь; Опыт работы в системах электронного документооборота (ЭДО); Опыт обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, хозтоваров); Навыки работы в CRM/ERP-системах (Битрикс24, 1С:Документооборот) — будет преимуществом; Знание оргтехники на уровне уверенного пользователя; Высокая скорость печати; Опыт организации деловых поездок: бронирование билетов, отелей, оформление виз и страховок; Знание основ делопроизводства и архивного дела. Личностные качества (Soft skills): Умение работать в режиме многозадачности; Умение планировать свое рабочее время; Умение брать на себя ответственность в решении поставленных задач; Исполнительность и дисциплинированность; Стрессоустойчивость; Внимательность к деталям; Доброжелательность и коммуникабельность. Условия работы Адрес: г. Москва, Бутырский район, ул. Новодмитровская, д. 2, к. 1, помещ. 1/7; График работы: 9:00–18:00; Оформление: по Трудовому кодексу РФ, полный социальный пакет;