Офис-менеджер (делопроизводитель)

Описание

О компании Мы — консалтинговая компания, которая помогает бизнесу выстраивать эффективные процессы и находить решения для устойчивого развития. Основные направления нашей работы — подбор персонала, кадровое делопроизводство, HR-консалтинг и сопровождение бизнеса. Кого мы ищем Мы ищем внимательного и системного специалиста, который возьмет на себя организацию документооборота, административно-хозяйственную поддержку офиса, взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками и государственными органами, а также контроль исполнения административных процессов. Важен опыт работы с договорной документацией, учетными-системами и взаимодействием с внутренними подразделениями и контрагентами. Роль предполагает высокий уровень ответственности, работу с большим объемом данных и постоянную координацию процессов. Основные задачи Документооборот Ведение полного цикла документооборота: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, учет внутренних документов, организация отправки документов; Сканирование, систематизация и размещение документов в электронном архиве с соблюдением структуры хранения и требований к наименованию файлов. Работа с корреспонденцией Организация, ведение и контроль документооборота и корреспонденции между юридическими лицами и сотрудниками; Контроль сроков подготовки, согласования и отправки документов в военные комиссариаты (военкоматы), органы по вопросам миграции МВД РФ и другие государственные органы; Обеспечение соблюдения сроков отправки документов в соответствии с законодательством РФ; Ведение учета отправленной корреспонденции: формирование реестра отправок, отслеживание статусов доставки, хранение подтверждающих документов; Использование и соблюдение требований нормативных документов по воинскому учету Документооборот в части воинского учета Осуществляет оформление и ведение документов воинского учета работников по формам и в порядке, предусмотренным законодательством Российской Федерации и локальными актами работодателя; Внесение и актуализация сведений о воинском учете сотрудников в установленные сроки; Подготовка и направление сведений в военные комиссариаты; Формирование и ведение реестров направленных сведений; Контроль сроков предоставления сведений в соответствии с требованиями законодательства РФ; Взаимодействие с военными комиссариатами в части документооборота. Административная поддержка офиса Организация, оформление и контроль пропускного режима для сотрудников, автотранспорта и материальных ценностей в бизнес-центр, включая проверку корректности данных, взаимодействие с управляющей компанией и обеспечение соблюдения требований безопасности; Организация закупок для офиса: канцелярские товары, продукты питания, вода, картриджи, офисная техника, мебель, элементы декора (с согласованием руководителя); Выполнение функций АХО: обеспечение офиса необходимыми ресурсами, контроль состояния мебели и техники, организация ремонта и замены; Контроль клининговых услуг. Взаимодействие с подрядчиками Взаимодействие с: интернет-провайдерами; управляющей компанией бизнес-центра, почтовыми службами, сервисами по ремонту техники, сборщиками мебели, иными подрядными организациями; Контроль качества и сроков выполнения работ подрядчиками. Внутренние коммуникации и HR-поддержка Организация поздравлений сотрудников; Участие в адаптации новых сотрудников: подготовка рабочего места, обеспечение доступов, помощь в организационных вопросах; Выполнение задач по командировкам, при необходимости; Выполнение поручений руководителя. Дополнительные задачи: В случае необходимости замещение специалиста по КДП, с ограниченным доступом к персональным данным; Взаимодействие с отделами по запросу; Участие в оптимизации документооборота и автоматизации процессов. Требования: Высшее образование (юридическое, экономическое, ВЭД, логистика, документооборот); Опыт работы от 2 лет в сфере документооборота, административной поддержки; Знание основ делопроизводства и документооборота; Широкий деловой и бизнес-кругозор. Практический опыт: Правила ведения деловой переписки; Основы воинского учета; Основы миграционного учета; Трудовое законодательство РФ (в части документооборота); Взаимодействие с контрагентами и внутренними подразделениями по вопросам документооборота; Опыт работы с различными типами документов из разных отраслей; Уверенное владение MS Office, Excel, Google-инструменты (docs, drive, sheets и тд); Работа с оргтехникой; Опыт работы с большим объемом информации и задач; Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами; Развитые коммуникативные навыки и деловая переписка; Английский язык — А2. Условия: Работа в офисе в г. Москва Полный рабочий день (5/2, 9:00–18:00) Конкурентная заработная плата