Секретарь руководителя

Описание

Высшее профессиональное образование (бакалавриат), без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) и стаж выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации не менее 2 лет

Требования

На период отпуска основного сотрудника с 17.06 на 47 к.д

Обязанности

На секретаря руководителя возлагаются следующие должностные обязанности: Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) для руководителя. Внесение информации в планировщик (органайзер). Согласование с руководителем временных планов. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, руководителями подразделений и сотрудниками. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций. Соединение руководителя с конкретными абонентами. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителю руководителя, другим сотрудникам. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя. Составление информационно-справочных документов (служебные письма, докладные и служебные записки). Печать служебных документов и других материалов. Размножение служебных документов. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа). Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов. Подготовка документов для рассмотрения руководителем. Контроль исполнения документов и поручений руководителя. Информирование работников организации о решениях руководителя. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях. Организация встреч трудового коллектива с руководством. Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам. Выполняет отдельные служебные поручения директора учреждения.