Секретарь офиса / Секретарь на ресепшен
Описание
Временный секретарь офиса / секретарь на ресепшен с 7 сентября Секретарь на ресепшен Вас приветствует Avanta Russia — ведущая международная компания, предоставляющая решения в сфере подбора и управления персоналом. Мы работаем на российском рынке с 2002 года и предлагаем широкий спектр услуг, включая подбор постоянных и временных сотрудников, аутсорсинг бизнес-процессов и многое другое!Мы ищем энергичного и ответственного Секретаря на ресепшен для работы на проекте нашего клиента — крупной компании в Москве. Если вы хотите стать частью динамичной команды и внести свой вклад в успешное функционирование офиса, то эта вакансия для вас! Обязанности: Организация и координация работы службы ресепшн. Составления графика работы службы на неделю. Ежедневный мониторинг надлежащего состояния зоны ресепшн (вызов сотрудника клининговой службы/разнорабочего/кофе-леди) Заказчика. Прием гостей и посетителей. Оформление пропусков для гостей и ТС в системе Заказчика. Прием и распределение телефонных звонков, поступающих на телефонный номер Заказчика. Приём и распределение почты по запросу сотрудников (для личной передачи в руки от курьеров). Ведение реестра. Взаимодействие с почтовой службой Заказчика. Контроль за бронированием переговорных комнат. Помощь сотрудникам Заказчика в бронировании переговорных. Взаимодействие с Управляющей компанией (вызов инженерной службы, передача документов на Reception 1го этажа, вызов лифтера, проблемы с пропуском ТС гостей на КПП и пр.). Взаимодействие со службами Заказчика: IT, горничные, техники, инженеры, уборка для координации организации встреч и мероприятий в офисе. Обучение временных и новых сотрудников ресепшн. Контроль чистоты и работы в штатном режиме (освещение, роль-шторы, умный дом) флагманской переговорной Board Room. Контроль чистоты на этаже, в переговорных комнатах и кафе. Инициация запросов на оплату услуг отдела facilities в системе 1С. Создание запросов на закупку услуг/материалов (РО) в системе 1C. Заведение новых поставщиков в системе. Отслеживание и устранение технических ошибок при заведении запросов в системе 1С. Координация процесса проведения документов в системе 1С с бухгалтерией в системе. Координация корректного документооборота между инициатором услуги и Клиентским отделом. Своевременная обработка счетов и передачу документов на оплату; своевременное реагирование на счета, попавшие в статус отклоненных. Корректировка договоров и ДС и заведение договоров (ДС) в систему CA после постановки задачи Заказчиком, работа с одобряющими. Предоставление информации инициаторам от Заказчика о статусах оплаты счетов. Отправка экземпляров закрывающих документов поставщикам. Требования: Готовность выйти на замену в любой день, кроме сб и вс. Опыт от года Условия: Официальное оформление по ТК РФ График работы: понедельник-четверг: с 09:00 до 18:00; пятница: с 09.00 до 16.30 Заработная плата в размере 570 руб/час гросс Строгий дресс- код Место работы: Москва, Долгоруковская ул. 7 (бизнес центр "Садовая плаза", метро: Новослободская, Маяковская, Менделеевская)