Офис-менеджер
Описание
Группа Компаний «МеталлЭнергоХолдинг» приглашает офис-менеджера с функцией административного помощника руководителя. В зоне ответственности — ежедневная организация работы офиса, документооборот, координация встреч и рабочих поручений руководителя. Ищем самостоятельного и системного специалиста, который умеет держать под контролем сроки, документы и организационные вопросы. Мы работаем в промышленном B2B-сегменте и взаимодействуем с подразделениями продаж, закупок, инженерного и производственного направлений. Поэтому в этой роли особенно важны деловая коммуникация, аккуратность, конфиденциальность и способность быстро переключаться между задачами без потери качества. Что будет в вашей зоне ответственности 1. Организация работы офиса Обеспечение бесперебойной работы офиса: канцтовары, вода, расходные материалы, хозяйственные и административные заявки. Приём и распределение входящей корреспонденции, организация отправки писем и посылок через курьерские службы. Встреча посетителей, подготовка переговорных комнат, организация внутренних встреч и деловых мероприятий в офисе. Взаимодействие с курьерскими службами, управляющей компанией, подрядчиками и поставщиками по административным вопросам. Контроль порядка в офисных процессах и своевременное решение текущих организационных вопросов. 2. Документооборот и административное сопровождение Ведение и актуализация реестров договоров, спецификаций, писем, счетов и другой рабочей документации. Сканирование, систематизация, архивирование, передача и контроль возврата документов. Подготовка деловых писем, служебных записок, сопроводительных документов и типовых административных материалов. Контроль подписания и движения документов в пределах своей зоны ответственности. Ведение рабочих таблиц, списков, реестров и сводной информации по поручению руководителя. 3. Административная поддержка руководителя Ведение и актуализация рабочего календаря руководителя: встречи, созвоны, совещания и контроль изменений в расписании. Подготовка материалов к совещаниям: документы, краткие справки, повестки, перечни вопросов и необходимая исходная информация. Фиксация рабочих поручений, контроль согласованных сроков и корректные напоминания ответственным сотрудникам. Сбор, проверка комплектности и консолидация информации от подразделений для руководителя. Организация служебных командировок: билеты, гостиницы, маршрут, календарь поездки и необходимые организационные материалы. Подготовка деловой переписки, организационных сообщений и ответов по поручению руководителя. Работа с конфиденциальной информацией, документами и внутренними данными компании с соблюдением деловой этики. Выполнение иных административных поручений руководителя, связанных с рабочей деятельностью компании. Личные бытовые поручения в функционал вакансии не входят. Что важно для успешной работы Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём, координатором или помощником руководителя от 1 года. Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и календарями; опыт работы в 1С или CRM будет преимуществом. Грамотная устная и письменная речь, умение вести корректную деловую переписку. Умение расставлять приоритеты, одновременно вести несколько задач и контролировать сроки исполнения. Высокая внимательность к деталям: датам, суммам, реквизитам, документам и договорённостям. Дисциплинированность, пунктуальность, тактичность и умение соблюдать конфиденциальность. Спокойная и профессиональная коммуникация с руководителями, сотрудниками, клиентами, подрядчиками и посетителями офиса. Что мы предлагаем Официальное трудоустройство по ТК РФ и полностью официальную заработную плату. Заработная плата 65 000–85 000 ₽ на руки. Конкретный уровень предложения в пределах вилки определяется по итогам собеседования и зависит от релевантного опыта, самостоятельности, уровня административных навыков и опыта поддержки руководителя. График 5/2, полный рабочий день, офисный формат работы. Современный офис в центре Екатеринбурга, БЦ «Высоцкий»; для сотрудников предусмотрен оплачиваемый паркинг. Понятную зону ответственности: офисные процессы, документооборот и административная поддержка руководителя без размывания роли на несвязанные функции. Работу в промышленной группе компаний с несколькими направлениями бизнеса, проектными задачами и филиальной структурой. Возможность развивать компетенции в административном управлении, документообороте и работе с руководителем. Кому подойдёт эта роль Эта позиция подойдёт человеку, которому комфортно быть организационным центром офиса: поддерживать порядок в документах, контролировать сроки, заранее замечать организационные риски и снимать с руководителя рутинные административные вопросы. Нам важен не просто исполнитель, а надёжный координатор: человек, который умеет самостоятельно собрать информацию, предложить понятный следующий шаг, зафиксировать договорённости и довести задачу до завершения. Как откликнуться В сопроводительном письме кратко расскажите, какие офисные и административные задачи вы вели самостоятельно, работали ли с календарём и поручениями руководителя, какие реестры и документы сопровождали и как контролировали несколько параллельных задач.