Офис-менеджер
Описание
ФДА Компани — контрактное производство косметики. Мы производим косметические продукты для брендов, развиваем производственные и управленческие процессы, заботимся о качестве сервиса для клиентов и сотрудников.Ищем организованного, внимательного и доброжелательного офис-менеджера, который станет центром административной жизни офиса: поможет поддерживать порядок в документах, обеспечении, коммуникациях и повседневных организационных вопросах.Чем предстоит заниматьсяПринимать и распределять входящие звонки, фиксировать обращения и передавать их ответственным сотрудникам.Встречать гостей компании, клиентов, кандидатов и партнеров: сообщать принимающему сотруднику о прибытии, сопровождать в переговорную или к месту встречи, предлагать чай, кофе и воду.Готовить переговорную к встречам: поддерживать порядок, контролировать наличие воды, чая, кофе, посуды, салфеток, бумаги и ручек.Передавать служебные записки, заявления и другие внутренние документы на подпись руководству; контролировать возврат подписанных документов инициаторам.Доставлять письма, документы и поручения администрации завода, контролировать получение и обратную связь.Получать и отправлять почтовую корреспонденцию, вести учет важных отправлений.Заказывать, оформлять и выдавать пропуска сотрудникам и посетителям; поддерживать актуальность информации по пропускному режиму.Помогать в подготовке выхода новых сотрудников: готовить пропуск, рабочее место, канцелярию, ключи, при необходимости телефон или SIM-карту.Размещать вакансии на сайтах и других согласованных площадках, следить за актуальностью объявлений.Организовывать FBS-отгрузки: координировать подготовку, оформление и передачу заказов в соответствии с установленным процессом.Заказывать канцелярию, чай, кофе, воду и другие офисные расходные материалы; поддерживать необходимый запас.Вести внутренние информационные доски и материалы для сотрудников: планы, объявления, дни рождения, важные даты и корпоративные новости.Помогать в организации внутренних конкурсов, поздравлений, небольших корпоративных активностей и мероприятий.Выполнять организационные поручения руководителей: фиксировать договоренности, контролировать сроки, напоминать ответственным и информировать о статусе.Поддерживать порядок, доброжелательную и профессиональную атмосферу в офисе и зоне приема гостей.Что для нас важноОпыт работы офис-менеджером, администратором, помощником руководителя или координатором будет преимуществом.Уверенное владение компьютером: Microsoft Word, Excel, электронная почта, мессенджеры.Опыт работы в Bitrix24 будет преимуществом.Грамотная устная и письменная речь.Внимательность к деталям, документам, срокам и договоренностям.Умение организовывать несколько задач одновременно и доводить их до результата.Доброжелательность, аккуратность, развитые коммуникативные навыки.Готовность к активной работе в офисе и на территории предприятия: часть задач связана с личной передачей документов и организационными перемещениями.Умение корректно работать со служебной и конфиденциальной информацией.Инициативность в своей зоне ответственности: замечать проблему заранее и предлагать решение.Будет преимуществомОпыт работы в производственной компании, на предприятии, складе или в административном блоке.Опыт размещения вакансий и первичной работы с откликами кандидатов.Понимание процессов FBS-отгрузок и взаимодействия с маркетплейсами.Опыт организации внутренних мероприятий, корпоративных активностей или работы с внутренними коммуникациями.Навыки ведения таблиц, реестров, чек-листов и контроля исполнения задач.Что мы предлагаемРаботу в стабильной компании в сфере контрактного производства косметики.Полную занятость и работу в офисе / на территории предприятия.Официальное оформление и своевременную заработную плату.Понятную зону ответственности и прямое взаимодействие с руководителями компании.Возможность влиять на качество внутренних процессов, адаптацию новых сотрудников и атмосферу в коллективе.Уважительную рабочую среду, где ценятся системность, инициативность и результат.Обучение внутренним процессам компании и поддержку в период адаптации.Кому подойдет эта рольЭта позиция для человека, которому нравится создавать порядок и комфорт вокруг себя. Вам будет интересно, если вы любите координировать процессы, не теряете важные детали, умеете вежливо общаться с разными людьми и получаете удовольствие от того, что благодаря вам офис, документы, встречи и ежедневные задачи работают без сбоев.