Офис-менеджер

Описание

Ведущая консалтинговая компания Б152 в сфере Privacy и Data Protection, приглашает на работу Офис-менеджера - опытного и заботливого хранителя офисного порядка. Обязанности: Корреспонденция и физический документооборот компании: • Ведение учёта входящей и исходящей корреспонденции компании. • Организация почтовой и курьерской доставки документов; получение отправлений и своевременная передача адресатам. • Организация хранения бумажных документов компании и удобного поиска оригиналов. Подготовка и сдача в архив документов, законченных делопроизводством; ведение описи и структуры хранения. • Организация хранения бумажных кадровых документов в пределах переданных на хранение материалов. • Сканирование, копирование, печать и иная техническая обработка документов по запросам подразделений. • Подготовка и оформление типовых административных документов по предоставленным данным и шаблонам. Обеспечение офиса в коворкинге: • Заказ постоянных и временных пропусков для сотрудников, кандидатов, клиентов и гостей. • Бронирование переговорных комнат и организация необходимых условий для внутренних и клиентских встреч. • Взаимодействие с администрацией коворкинга по вопросам доступа, инфраструктуры и возникающих организационных проблем. • Контроль наличия и закупка необходимых расходников: бумага для принтера, ручки, конверты, канцелярия и иные материалы, не включённые в сервис коворкинга. • Заказ типографии, сувенирной продукции и других необходимых для работы компании материалов в рамках согласованного бюджета. Учёт лицензий и техники в рамках поставок клиентам: • Ведение единого актуального реестра лицензий, средств защиты информации и иной техники/оборудования, приобретаемых компанией для поставки клиентам. • Организация передачи/отгрузки техники и средств защиты информации клиенту по согласованной задаче; фиксация факта и даты передачи. Общекорпоративная административная поддержка: • Тревел-поддержка сотрудников: бронирование билетов, отелей, трансферов и такси для согласованных командировок. • Заказ подарков клиентам и сотрудникам, организация сборки и доставки; помощь в нестандартных закупках по согласованной задаче. • Организационная помощь при проведении корпоративных мероприятий и внутренних событий. • Сбор и передача в бухгалтерию авансовых чеков и иных подтверждающих документов ГД/КД при необходимости. • Выполнение срочных административных поручений, относящихся к деятельности компании и находящихся в пределах должностного профиля. Улучшение административных процессов: • Поддержание понятных реестров, шаблонов, инструкций и правил хранения для корреспонденции, имущества и офисных процессов. • Выявление повторяющихся проблем и предложение простых способов их устранения или автоматизации. Требования: • Уверенное владение ПК, Microsoft Office, Telegram, Google Docs / Яндекс 360; уверенная работа с таблицами, PDF, сканами и электронными документами. • Знание основ делопроизводства, учёта входящей/исходящей корреспонденции и хранения оригиналов. • Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом, делопроизводителем или на аналогичной роли от 1 года. • Умение вести реестры имущества и документов без расхождений, быстро находить нужную информацию и поддерживать её актуальность. • Высокая организованность, внимательность и исполнительность; привычка закрывать задачу до подтверждённого результата. • Умение работать с несколькими внутренними заказчиками и расставлять приоритеты при срочных запросах. • Способность самостоятельно организовать подрядчика/доставку/закупку/бронирование в рамках согласованных условий. • Аккуратность при работе с техникой, оригиналами документов и материальными ценностями компании. Мы предлагаем: - удаленный формат работ 5/2 с 9 до 18 мск - вы можете работать в любом месте в комфортных для вас условиях - оформление по ТК с 1 дня, оплачиваемый отпуск и больничный - ДМС через полгода работы - корпоративные мероприятия