Офис-менеджер диспетчер
Описание
Обязанности: Функции делопроизводителя сервисной службы На делопроизводителя сервисной службы возлагаются следующие функции: Осуществление контроля за надлежащим оформлением и хранением документов, по выполнению приказов и поручений сотрудниками сервисной службы; Должностные обязанности делопроизводителя сервисной службы Для выполнения возложенных на него функций, делопроизводитель сервисной службы обязан: - Вести почту СС, принимать и регистрировать заявки на ремонт, КТС, КЭП, гидравлические испытания диагностику медицинского оборудования итд . в CRM системе Okdesk, распределять письма по ответственным, оформлять гостиницы, приобретать авиа, жд билеты и пополнять депозитные счета по ним. - Работать с платформой 1C: 1)оформление командировок; 2)заказы поставщикам. - Работать с системой учета заявок «Okdesk» (создание заявок, назначение ответственных сотрудников, изменение статусов и.т.д)». - Работать с инженерными актами (учет в журналах, передача оригиналов и копий актов ввода в экспл. Шабан А.О, отправка копий инженерных актов (рентген службы) Чикову К.О., хранение оригиналов в отдельных папках, хранение сканов в папке на компьютере). - Принимать оборудования на ремонт, выдавать с ремонта (оформлять акты приема/передачи оборудования с/без ремонта). - Отправлять оборудование на ремонт производителю (вызов курьера, упаковка, занесение информации в журнал учета отправленного оборудования). - Работа с гарантийными заявками. - Взаимодействовать с транспортными компаниями (по телефону, почте). - Принимать звонки по телефону и распределять их по ответственным. - Вести табель учета рабочего времени сервисной службы. - Веси информацию по дням рождениям сотрудников СС. - Оформлять приказы, распоряжения СС. - Участвовать в оформлении нормативно-правовой базы СС (инструкции, положения, регламенты, приказы, блок-схемы, и.т.д). - Контролировать правильность заполнения авансовых отчетов, заявок на выдачу денежных средств (отправлять по почте в бухгалтерию). - Подавать показания приборов учета секретарю в главном офисе. - Выдавать инженерные акты под роспись (печать на каждой копии). - Собирать информацию по потребностям сотрудников в канцтоварах, униформе итд. - Обеспечивать офис канцтоварами, необходимыми инструментами, униформой итд. - Заказывать воду, вызывать мастера по замене картриджей. - Выводить в личном кабинете Ирбис таблицу ГСМ для Заместителя генерального директора по СС (в конце каждого месяца). - Забирать документы с офиса на Проспекте Победы и Гарифа Ахунова, передавать документы в главный офис (ул. Профессора Камая, д.15а), заполнять журналы о сдаче. - Взаимодействие с помощником арендодателя на Гарифа Ахунова.