Офис-менеджер
Описание
Обязанности: → Документооборот:• Вести реестр договоров и доверенностей: номера, даты, контрагенты, сроки, статусы и места хранения оригиналов;• Контролировать процессы согласования и подписания документов: организовывать рассылку, отслеживать статусы и своевременно напоминать ответственным;• Проверять комплектность договоров и сопроводительных документов: подписи, печати, приложения, спецификации;• Организовывать обмен оригиналами с контрагентами, сканирование и размещение документов в электронной системе хранения;• Формировать и поддерживать в порядке бумажный и электронный архив;• Вести учёт выдачи документов и местонахождения оригиналов;• Контролировать получение закрывающих документов и их своевременную передачу в бухгалтерию;• Работать с курьерскими службами и почтой: организовывать отправки, оформлять описи и отслеживать доставку;• Принимать входящую корреспонденцию, в том числе от государственных органов и судов, передавать её ответственным сотрудникам и контролировать сроки обработки.→ Хозяйственная поддержка офиса:• Встречать гостей и организовывать приём делегаций, мероприятий и кейтеринга;• Контролировать наличие канцелярии и хозяйственных товаров;• Координировать клининг, курьерскую и транспортную логистику, а также решение мелких хозяйственных вопросов;• Поддерживать порядок в офисе, на кухне и в переговорных комнатах.→ Поддержка руководителя:• Собирать и систематизировать необходимые документы;• Готовить письма, справки и другие материалы по запросу;• Выполнять оперативные поручения руководителя и контролировать их исполнение. Требования: • Внимательность и аккуратность при работе с документами;• Умение системно работать с большим объёмом информации;• Способность одновременно вести несколько задач, расставлять приоритеты и не терять детали;• Ответственность и привычка доводить задачи до результата;• Грамотная устная и письменная речь;• Вежливость и корректность в общении с гостями, подрядчиками и коллегами;• Самостоятельность, организованность и высокий уровень исполнительности. Условия: Заработная плата по результатам собеседования. График работы 5/2 с 09.00 до 18.00 / с 10.00 до 19.00. Оформление в соответствии с ТК РФ. Креативный дружный коллектив, возможность развития и обучения, уютный офис в трех минутах от метро "Пушкинская / Тверская / Чеховская".